Introduction

Sachant que la majorité des entreprises s'appuient sur la suite Office 365, vous avez probablement déjà entendu parler de Microsoft Teams. Plusieurs études sur la transformation digitale montrent que partout dans le monde, un nombre croissant d'entreprises choisissent Microsoft Teams comme plateforme de collaboration. 70 % de leurs collaborateurs sont en télétravail au moins un jour par semaine. La multiplication d'espaces de travail numériques est donc parfaitement logique.

Adapted from Step Two Digital Workplace Radar« L'espace de travail numérique, en tant que concept et stratégie prend de plus en plus d'importance et devrait figurer sur votre « to-do list » de cette année (si ce n'est pas déjà fait !) »

- Step Two Digital Workplace Radar

 

 

Introduction à Microsoft Teams

Bien que cet outil ne soit pas totalement nouveau, Microsoft Teams est en fait le dernier-né de l'écosystème Office 365 de Microsoft. Que ce soit pour des petites équipes projets ou des grands départements, cet outil est une plateforme qui centralise collaboration et communication d'entreprise.

Disponible en web app et en version classique desktop, Microsoft Teams offre des espaces de travail partagés (avec partage de fichiers), des sites dédiés aux équipes projets (team sites), une aide à la planification (Planners) et bien d'autres applications pour une productivité optimale. Afin de faciliter le travail d'équipe, la plateforme fournit également des outils de communication, qui vont de la messagerie instantanée aux conférences web et video.

Microsoft a récemment annoncé que Teams était devenu la principale plateforme de communication intelligente de la suite Office 365 et qu'elle aura remplacé Skype Entreprise Online d'ici à 2021.

Que vous découvriez tout juste Microsoft Teams, que vous l'utilisiez déjà en plus de Skype Entreprise ou que vous souhaitiez faire la transition, nous mettons tout en œuvre pour que l'adoption de Microsoft Teams soit une réussite.

Avant de foncer bille en tête, consultez nos astuces pour planifier et implémenter Microsoft Teams tout en obtenant l'acceptation de tous vos collaborateurs à ce changement.

Mise en œuvre

1. Planifier la mise en œuvre

Analyser les différents besoins de l'entreprise

S'il est simple et facile de lancer et d'utiliser Microsoft Teams, l'adaptation des processus et modes de travail quotidiens à la plate-forme exige plus de méthode.

Au lieu de simplement remplacer Skype for Business et de proposer un nouveau mode de stockage dans le cloud, vous devez utiliser la plate-forme pour offrir davantage de possibilités aux collaborateurs en optimisant efficacité et collaboration.

Pour commencer, vous devez impliquer les différentes parties prenantes et obtenir l'approbation de la Direction. Le service informatique n'est pas le seul concerné par la mise en place de Microsoft Teams. Organisez ensuite un atelier portant sur chaque aspect de l'opération afin d'identifier la meilleure approche en fonction des besoins et des exigences de votre entreprise.

Songez au composant communication de l'application Teams. Allez-vous continuer à utiliser Skype for Business comme outil de communication principal et vous servir en parallèle de Teams pour la collaboration ? Analysez la configuration qui convient le mieux à votre entreprise : Microsoft propose plusieurs options de remplacement progressif de Skype par Teams.

Prenez le temps d’identifier les problèmes que rencontre votre équipe et qui pourraient être résolus par cette nouvelle plateforme. C'est en les anticipant que vous tirerez le meilleur parti de Teams. Si vous avez besoin d'aide pour définir votre stratégie de mise en œuvre, rapprochez-vous d'un partenaire qui saura vous apporter conseils et expertise technologique.

Modèle de gouvernance

2. Créer et appliquer un modèle de gouvernance

Animer la création des équipes et éviter la désorganisation !

Microsoft Teams est conçu pour organiser le travail de groupe et éviter le chaos. Cependant, la grande facilité de création d’équipes et de collaboration, peut rapidement entraîner le foisonnement d'un trop grand nombre d'équipes.

Pour éviter la confusion et le chaos entre les différentes équipes de votre organisation, un modèle de gouvernance s'impose.

En l'absence de directives, vous risquez de vous retrouver avec des groupes de travail aux objectifs incohérents ou redondants entre eux, aux appellations prêtant à confusion ou ayant toutes le mot « test », etc.

Cette situation risque de complexifier l'expérience utilisateur et de ralentir l'adoption du produit (alors qu'il s'agit en fait d'un espace de travail simple et intuitif).

En bref, ne négligez pas les conseils de Teams en matière de création de groupes et évitez la désorganisation.

Vous pouvez aussi opter pour une gouvernance étendue avec une automatisation avancée apportée par une solution tierce. Pour cela, Amplexor a développé TeamHub. TeamHub est une surcouche conviviale de Microsoft Teams qui permet de piloter entièrement le cycle de vie d'une team.

La mise en place d'un modèle de gouvernance rigoureux est quelque peu complexe. Vous éviterez une certaine désorganisation en suivant les recommandations essentielles suivantes :

  • D'abord, choisissez un modèle simple. Travaillez avec des groupes de personnes disponibles et formalisez les règles que les utilisateurs devront suivre. Il est par exemple utile d'établir une convention de dénomination de nouvelles teams.
  • Pour aller plus loin, utilisez les options proposées dans les pages d'administration d’Office 365, comme les paramètres de dénomination ou la politique d'expiration des teams.
  • Pour améliorer le processus de navigation, tirez parti des fonctionnalités de configuration dans Office 365. Par exemple, créez un workflow pour les nouvelles demandes et approbations des teams.

Adoption par les utilisateurs

3. Favoriser l'adoption par les utilisateurs

Aider les utilisateurs à s'y retrouver dans ce nouvel outil

Le dernier conseil, et pas des moindres, est d'inciter les utilisateurs à utiliser Teams. Si les employés, les équipes et les services de votre entreprise n'utilisent pas la plate-forme, le projet sera voué à l'échec.

Bien sûr, vous n'avez pas besoin de proposer à chaque utilisateur une formation sur Microsoft Teams. Mais comment faire pour que tout le monde adopte ce nouvel outil aussi efficacement que possible ?

La communication est un ingrédient essentiel. Elle part des conseils d'une équipe d'experts de Teams dans le cadre d'une stratégie de gestion du changement bien pensée. Les experts, par exemple des chefs de projet, peuvent expliquer en détail aux collaborateurs comment utiliser Microsoft Teams.

Tirez également parti de tous les canaux de communication disponibles dans votre entreprise. Intranet, bulletins d'information, blogs internes, annonces par e-mail, écrans vidéo, etc. : tous ces canaux doivent servir votre plan de communication. Ils sont essentiels pour informer tous les collaborateurs des événements et de leurs dates, des personnes à contacter en cas de problème et où se procurer des informations supplémentaires.

Les stratégies d'adoption par les utilisateurs et de collaboration entre les équipes seront d'autant plus efficaces qu'elles s'appuieront sur une excellente communication. N'oubliez pas : communiquez, communiquez, communiquez !

Maintenance et surveillance

4. Surveiller la disponibilité de l’outil, ses fonctionnalités et les comportements utilisateurs

Suivre l'environnement et agir en fonction des évolutions de la plateforme

Le déploiement est terminé depuis longtemps et vos collaborateurs bien informés tirent maintenant pleinement parti de Teams. Vous ne pouvez pas vous reposer sur vos lauriers ! Vous devez surveiller votre environnement technologique, en constante évolution, et prendre les mesures nécessaires pour faire évoluer votre plate-forme et ses modes d’utilisation.

Posez-vous de bonnes questions comme « Les dénominations des teams suivent-elles les règles établies ? », « Certains utilisateurs ont-ils besoin de plus d’assistance? » ou « Tous les collaborateurs suivent-ils les règles de partage externe ? » Partagez les analyses sur l'adoption et l'utilisation de Microsoft Teams avec vos experts internes de cet outil et rappelez-leur de partager les avis des utilisateurs.

La mise en place d’un processus de surveillance vous permettra de garder un œil sur vos teams, d'anticiper les problèmes et de réagir extrêmement rapidement. Autant d'éléments qui contribueront à l'amélioration continue de l'expérience utilisateur de votre espace de travail numérique !

Table des matière

Comment bâtir un empire : planifiez, déployez et adoptez Microsoft Teams

Vous avez repéré Microsoft Teams depuis un moment ; votre entreprise est prête à passer à l'attaque. Que devez-vous prendre en compte pour réussir le lancement de Microsoft Teams ?

Notre e-book fournit toutes les informations dont vous avez besoin pour planifier et mettre en œuvre Microsoft Teams, en garantissant son adoption par tous les utilisateurs de l'entreprise :

  • Mise en œuvre
  • Modèle de gouvernance
  • Adoption par les utilisateurs
  • Maintenance et surveillance

 

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