Einleitung

Da inzwischen die meisten Unternehmen mit Office 365 vertraut sind, haben Sie wahrscheinlich auch schon von Microsoft Teams gehört. Studien zur Verbreitung technischer Lösungen zeigen, dass Microsoft Teams für immer mehr Unternehmen in aller Welt die Plattform der Wahl zur beruflichen Zusammenarbeit ist. 70 Prozent der Berufstätigen weltweit arbeiten mindestens einmal pro Woche remote. Das allein ist schon ein Beleg für die wachsende Bedeutung digitaler Arbeitsplätze.

Adapted from Step Two Digital Workplace Radar„Der digitale Arbeitsplatz gewinnt als Konzept und Strategie immer mehr an Bedeutung. Er gehört auf die To-do-Liste für dieses Jahr – falls er dort nicht ohnehin schon steht.“

– Step Two 2019 Digital Workplace Radar

 

 

Das kann Microsoft Teams

Teams ist kein ganz neues Tool, ergänzt aber als neueste Erweiterung das Ökosystem Office 365 von Microsoft. Von kleineren Projektteams bis hin zu ausgewachsenen Abteilungen: Teams ist die zentrale Schaltstelle zur Zusammenarbeit und Kommunikation im Unternehmenskontext.

Die App gibt es für den Desktop und als Web-Anwendung. Microsoft Teams bringt alles unter ein Dach: vom shared Workspace über Dateien, Team-Websites und Planer bis hin zu vielen anderen Produktivitätsapps. Außerdem bietet die Plattform umfassende Kommunikationsfunktionen, die das Teamwork erleichtern – vom Chat zwischen zwei Teilnehmern bis hin zu Gruppen-Videoanrufen.

Vor Kurzem hat Microsoft sogar bekanntgegeben dass Teams in Office 365 jetzt die primäre Plattform zur intelligenten Kommunikation ist und bis 2021 Skype for Business Online ersetzen soll.

Ob Sie nun gerade erst in Microsoft Teams einsteigen, das Tool bereits zusammen mit Skype for Business nutzen oder bereit fürs Upgrade sind: Wir geben Ihnen alles Wissenswerte an die Hand, damit die Arbeit mit Teams zum Erfolg wird.

Sehen Sie sich unsere Tipps an, bevor Sie loslegen. Danach können Sie die Einführung von Microsoft Teams zielgerichtet planen, das System integrieren und dafür sorgen, dass es in der ganzen Firma akzeptiert wird.

Rollout der Implementierung

1. Rollout der Implementierung planen

Analysieren Sie die unterschiedlichen Anforderungen über das gesamte Unternehmen hinweg

Die Aktivierung und Nutzung von Microsoft Teams ist an sich recht einfach und unkompliziert. Allerdings lohnt es zu überlegen, wie Sie Ihre alltäglichen Prozesse und Arbeitsweisen auf die Plattform abstimmen.

Anstatt einfach nur Skype for Business zu ersetzen und eine neue cloudbasierte Dateiablage einzuführen, können Sie so das Potenzial Ihrer Plattform voll ausschöpfen, die Möglichkeiten Ihrer Mitarbeiter erweitern und durch Zusammenarbeit die Effizienz verbessern.

Als Erstes sollten Sie darauf achten, dass Sie die wichtigsten Prozessbeteiligten einbinden und das Okay der Unternehmensführung einholen. Die Einführung von Microsoft Teams sollte nicht von der IT allein abgewickelt werden. Führen Sie für jeden Aspekt der Einführung einen Workshop durch, um das optimale Vorgehen zu erarbeiten und die Anforderungen Ihres Unternehmens zu definieren.

Wichtig ist auch, wie Sie die Kommunikationskomponente der Plattform nutzen. Möchten Sie Skype for Business als zentrales Kommunikationstool behalten und Teams parallel dazu für alle Aspekte der Zusammenarbeit nutzen? Prüfen Sie, welches Setup für Ihr Unternehmen am besten geeignet ist. Microsoft bietet verschiedene Optionen an, wie Sie sich auf die künftige Ablösung von Skype durch Teams vorbereiten können.

Nehmen Sie sich einen Moment Zeit für eine Bestandsaufnahme Ihrer aktuellen Herausforderungen und Probleme in puncto Teamwork, die Sie mit der neuen Plattform beheben möchten. Durch vorausschauende Planung können Sie das Potenzial von Teams deutlich besser nutzen! Wenn Sie Unterstützung bei der Planung Ihrer Umsetzungsstrategie benötigen, lohnt es sich, einen Partner ins Boot zu holen, der Ihnen strategische Beratung und technologisches Know-how bietet.

 

Governance-Modell

2. Governance-Modell erstellen und umsetzen

Vermeiden Sie Chaos, indem Sie die Einrichtung der Teams gezielt steuern

Microsoft Teams wurde speziell dafür entwickelt, die Teamarbeit in geordnete Bahnen zu lenken. Aber die Einrichtung der Teams und der – an sich sehr benutzerfreundlichen – Zusammenarbeitsfunktionen kann schnell zu einer „Teams-Überlastung“ führen.

Ein Governance-Modell hilft Ihnen dabei, in Ihrer Umgebung Chaos und Missverständnisse zwischen den Teams zu vermeiden.

Ohne entsprechende Leitlinien ist die Gefahr groß, dass Sie bald verschiedene Teams mit entgegengesetzten Zwecken, sich überschneidenden Zielen oder unklaren oder provisorischen Namen haben.

Solches Durcheinander kann auch zu einem komplexen Benutzererlebnis führen und damit die Akzeptanz der Plattform beeinträchtigen, die eigentlich einfach und intuitiv zu bedienen ist.

Achten Sie also darauf, die Einführung von Teams durch angemessene Richtlinien zu begleiten, um Chaos bei der Einrichtung zu vermeiden.

Sie können sich auch überlegen, mithilfe einer externen Lösung umfassende Governance durch Automatisierung sicherzustellen. Um seine Kunden bei der Umsetzung ihrer Governance-Grundsätze zu unterstützen, hat Amplexor TeamHub entwickelt. TeamHub ist ein benutzerfreundlicher Layer für Microsoft Teams, der vollständige Kontrolle über den gesamten Lebenszyklus von Teams bietet.

Auch wenn die Erarbeitung eines tragfähigen Governance-Modells eine gewisse Komplexität birgt, gibt es einige grundlegende Empfehlungen, wie sich Chaos vermeiden lässt:

  • Für den Anfang können Sie ein einfaches Modell einführen, bei dem Sie einige Regeln für die Verwendung der „Werksversion“ von Teams festlegen. Eine Namenskonvention für neue Teams kann die Übersichtlichkeit der Plattform zum Beispiel schon erheblich verbessern.
  • Wenn Sie einen Schritt weitergehen möchten, listen Sie die verfügbaren Optionen (z. B. Namenseinstellungen oder Richtlinie für das Erlöschen von Teams) auf den Office-365-Verwaltungsseiten auf.
  • Über die Konfigurationsoptionen von Office 365 können Sie den Navigationsprozess verbessern. So können Sie zum Beispiel einen Workflow für die Anforderung und Genehmigung neuer Teams erstellen.

Benutzerakzeptanz

3. Benutzerakzeptanz gewährleisten

Helfen Sie den Usern, sich im neuen Tool zurechtzufinden

Für die erfolgreiche Nutzung von Teams in Ihrem Unternehmen ist es ganz entscheidend, dass die User mit einbezogen werden. Wenn Ihre Mitarbeiter, Teams oder Abteilungen die Plattform nicht nutzen, dann ist das wie eine defekte Lieferung – nur dass die DOA-Garantie in dem Fall nicht greift.

Wie können Sie sicherstellen, dass alle Ihre Mitarbeiter das neue Tool so effizient wie möglich einsetzen – ohne eine Teams-Schulung für jeden einzelnen User anzubieten?

Kommunikation ist hier das A und O. Dabei empfiehlt es sich, im Rahmen einer durchdachten Change-Management-Strategie eine Gruppe ausgewählter Teams-Champions zu ernennen. Die Champions – z. B. Projektmanager – unterstützen ihre Kollegen bei Fragen zu den Details der Anwendung.

Nutzen Sie auch die bestehenden Kanäle in Ihren Unternehmen. Das Intranet Ihres Unternehmens bildet in Verbindung mit Newslettern, internen Blogs, E-Mail-Ankündigungen oder Bildschirmen auf dem Firmengelände die Grundlage für Ihren Kommunikationsplan: All diese Instrumente helfen Ihnen dabei, Ihre Mitarbeiter zu informieren, was wann passiert, an wen sie sich bei Problemen wenden können und wo sie zusätzliche Informationen finden.

Wie gesagt: Kommunikation ist das A und O – und der Schlüssel erfolgreicher Strategien für Benutzerakzeptanz und Zusammenarbeit.

Wartung und Monitoring

4. Verfügbarkeit, Funktionen und Userverhalten überwachen

Behalten Sie die Umgebung im Blick und steuern Sie die Weiterentwicklung der Plattform

Der Rollout ist abgeschlossen, Ihre Mitarbeiter sind fit in der Verwendung von Teams und schöpfen das Potenzial des Tools voll aus. Sie sollten sich jetzt allerdings nicht einfach zurücklehnen. Verfolgen Sie die Veränderungen der Umgebung, die sich kontinuierlich weiterentwickelt, und reagieren Sie sowohl auf Upgrades der Plattform als auch auf veränderte Nutzung.

Wichtige Fragen, die Sie sich stellen sollten, sind etwa: „Entsprechen die Namen der Teams den Namenskonventionen?“, „Gibt es wichtige Nutzer, die zusätzliche Unterstützung benötigen?“ oder „Werden die Regeln für externen Datenaustausch von allen eingehalten?“ Informieren Sie die Teams-Champions über Analysen zur Akzeptanz und Nutzung von Microsoft Teams und holen Sie von ihnen Feedback aus ihren jeweiligen Teams ein.

Durch die Einrichtung geeigneter Monitoring-Prozesse stellen Sie sicher, dass Sie wichtige Aspekte in Ihren Teams im Auge haben, um Probleme antizipieren und blitzschnell darauf reagieren zu können. So stellen Sie sicher, dass sich das Nutzererlebnis am digitalen Arbeitsplatz kontinuierlich verbessert!

Ihr eigener Kosmos fürs Teamwork: Durchstarten mit Microsoft Teams

Sie haben Microsoft Teams schon eine Weile auf dem Radar und möchten es gern endlich in Ihrer Firma einsetzen. Worauf müssen Sie für einen erfolgreichen Start mit Microsoft Teams achten?

In unserem E-Book finden Sie alles, was Sie wissen müssen, um die Einführung von Microsoft Teams zielgerichtet zu planen, das System zu integrieren und dafür zu sorgen, dass es in der ganzen Firma angenommen wird.

  • Rollout der Implementierung
  • Governance-Modell
  • Benutzerakzeptanz
  • Wartung und Monitoring

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