Introduction

Notre client est une entreprise mondiale basée aux Pays-Bas, spécialisée dans la science et plus particulièrement dans la santé humaine et animale, la nutrition et les dispositifs médicaux. Les ventes nettes annuelles de l'entreprise, qui compte près de 25 000 employés, atteignent environ 10 milliards d'euros.

L'enjeu

En raison de la nature de ses activités, cette grande entreprise pharmaceutique doit respecter plusieurs normes et exigences juridiques applicables au secteur, et notamment assurer la gestion de contenu réglementé à chaque étape du cycle de vie des produits, par exemple en relation avec la fabrication, le marketing et la finance.


L'entreprise avait déjà mis en place un système de gestion électronique des documents (GED) standardisé basé sur Documentum, afin de contrôler la création et la distribution de la documentation dans le monde entier. Toutefois, il lui manquait un moyen de transformer ces informations en connaissances utilisables par l'ensemble de l'entreprise. Elle devait pour cela obtenir des rapports personnalisés et des tableaux de bord en temps réel pour les flux de production, les analyses des tendances et le suivi des KPI dans son système Documentum.

La solution

AMPLEXOR collaborait déjà depuis 20 ans avec ce client dans le domaine de la gestion de documents. Grâce à ce partenariat réussi, AMPLEXOR a remporté le prix de satisfaction client du président d'EMC Information Intelligence Group (IIG) lors du salon Momentum 2012 d'EMC à Vienne, reconnaissant le travail novateur effectué à l'aide des outils et des technologies d'IIG. Ce contexte a sans aucun doute aidé, mais ce sont plutôt les capacités inégalées de myInsight en matière de génération de rapports qui ont convaincu notre client.


Certifiée par OpenText, myInsight est la solution de génération de rapports pour Documentum la plus intégrée au monde : ce puissant module complémentaire est installé sur les mêmes serveurs, n'exige aucun matériel supplémentaire, garantit le même modèle de protection des données de haute sécurité et utilise les interfaces et les fonctionnalités que les utilisateurs finaux et administrateurs de Documentum connaissent déjà bien.

Actuellement utilisé par de nombreuses sociétés d'une multitude de secteurs différents, myInsight crée facilement des tableaux de bord et des rapports personnalisés dans divers formats, et fournit des données en temps réel aux utilisateurs pour aider à la prise de décision et contribuer au succès des entreprises.


Le système Documentum de notre client est divisé en plusieurs sous-groupes d'utilisateurs ayant chacun ses propres exigences en matière d'information. Nous avons mis en œuvre environ 200 collectes de rapports ayant en moyenne 10 rapports standard chacune. Cela représente un total de plus de 2 000 rapports et tableaux de bord myInsight automatisés utilisés par les différents départements, notamment Questions juridiques, Gestion produit et Gestion de la qualité et conformité, à des fins diverses :

  • Surveillance du volume de travail des équipes – un tableau de bord interactif affichant les documents créés, révisés ou approuvés par chaque membre de l'équipe pour chaque collecte 
  • Résumé des types d'information spécifiques à la collecte
  • Informations sur le statut actuel des documents, par exemple à des fins de contrôle qualité : quels documents sont à jour et conformes ? Lesquels n'ont pas été soumis au contrôle périodique dans les délais, qui est le responsable de ces processus et quelles étapes n'ont pas été suivies ? 
  • Rapports de suivi des performances des flux de production (p. ex. combien de temps prend le réviseur pour une tâche de révision)
  • Aperçu des documents disponibles pour chaque produit ou famille de produits, de sorte que les chefs de projet puissent facilement segmenter les informations et montrer aux clients uniquement les données produit qui les concernent, par exemple sur les 10 produits d'une famille de produits en particulier plutôt que sur les 750 références disponibles au total. Le rapport peut indiquer quand de nouvelles fonctionnalités, des dates d'expiration de certificats ou une nouvelle documentation produit sont disponibles.
  • Aperçu dynamique des documents pour soutenir la gestion des contrats, avec les dates de début et de fin des contrats, les dates de renouvellement ou d'annulation et les approbations, ainsi que l'historique complet des contrats.
  • Paramétrage des alertes de génération de rapports par e-mail, notamment lorsque certains documents sont créés/mis à jour (p. ex. un certificat halal/ cacher pour les produits alimentaires).
En bref : myInsight permet aux utilisateurs d'économiser du temps sur leurs tâches quotidiennes, améliorant la productivité dans les différents départements. La direction ne doit plus attendre plusieurs semaines pour obtenir les rapports de production/tendances, mais peut désormais prendre des décisions fondées sur des rapports et des tableaux de bord en temps réel fournissant des informations sur le statut actuel de l'activité. La solution d'AMPLEXOR est devenue une source d'informations précieuses, telles que la croissance au sein de chaque unité opérationnelle, qui ne seraient pas disponibles autrement et qui appuient la prise de décision tout en assurant la fiabilité et la traçabilité de la documentation et des données.

Nous avons choisi la solution myInsight pour son intégration à D2, la manière dont les requêtes de rapports sont générées, sa flexibilité en matière de définition de modèles de rapport, les fonctionnalités proposées, telles que des rapports ad hoc ou programmés, et pour les règles permettant de déterminer si le rapport final est envoyé, conservé ou ouvert.



Solution Designer Département Information and Communication Technology (ICT)

Le résultat

La solution mise en œuvre par AMPLEXOR a été un tel succès, que notre client a été invité à présenter son environnement Documentum D2, ainsi que la façon dont myInsight est utilisé au sein de l'organisation, lors de divers événements Dell EMC et OpenText.


Le projet de génération de rapports Documentum d'AMPLEXOR pour cette grande entreprise pharmaceutique a été sélectionné pour recevoir un prix Project Excellence de la International Project Management Association (IPMA-NL).

Les yeux rivés sur l'avenir

Inspirée par les possibilités et les cas d'utilisation supplémentaires de myInsight, AMPLEXOR continue de sortir des sentiers battus. Un tableau de bord nouvellement conçu vient d'entrer en production, combinant le contenu de 2 domaines indépendants de Documentum (tous les produits et toutes les usines) dans un aperçu complet qui présente précisément les informations qui sont utiles à l'utilisateur final. Les informations relatives à un produit spécifique (issues de « tous les produits »), par exemple si le produit est certifié halal ou cacher, sont combinées à celles relatives à l'usine/au site de production où il est produit, par exemple si l'usine est certifiée ISO9001 et ISO1401 ou si elle dispose d'un permis d'exploitation valide (informations issues de « toutes les usines »).


Du point de vue de l'expérience utilisateur, myInsight est utilisé pour améliorer l'interface avec de nouveaux boutons et raccourcis directement dans le rapport, par exemple pour ouvrir le document faisant l'objet du rapport ou pour mettre à jour le widget renseignant sur la version (capture d'écran à droite).

Les rapports myInsight me donnent un aperçu complet et précis en temps réel de l'intégrité et de l'intégralité de la documentation de chacun de nos produits.


Chef des Affaires réglementaires et Opérations de gestion de la qualité

À propos d'Amplexor

AMPLEXOR est un prestataire leader sur le marché des solutions digitales proposant des solutions globales de gestion de contenu, d'expérience digitale et de conformité. AMPLEXOR, c'est plus de 1 850 collaborateurs établis dans 22 pays sur trois continents, proposant des solutions innovantes pour relever tous les défis en matière de gestion de contenu dans les secteurs suivants : aérospatiale et défense, automobile et production industrielle, produits de consommation, vente et distribution, énergie et environnement, finance, sciences de la vie et secteur public.

Table des matières

Rapports et tableaux de bord Documentum en temps réel pour une entreprise pharmaceutique mondiale

La solution d'AMPLEXOR sélectionnée pour le prix Project Excellence de la International Project Management Association (IPMA-NL)

Téléchargez cette étude de cas pour découvrir comment permettre aux utilisateurs d'économiser du temps et d’améliorer la productivité dans l'ensemble de l'organisation grâce à :

  • Des tableaux de bord de veille stratégique interactifs pour les managers
  • La surveillance des flux de production en temps réel
  • L’analyse des tendances et alertes e-mail
  • La surveillance des performances des équipes et des KPI
  • La gestion du cycle de vie des documents

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