Groupe Credendo

Credendo est un groupe d’assurance-crédit européen, présent aux quatre coins du continent, actif dans tous les segments de l’assurancecrédit et proposant une gamme de produits qui couvrent les risques dans le monde entier. Afin de simplifier le processus d'évaluation, Amplexor a assisté Credendo dans son passage d'une administration papier à une administration numérique.

Introduction

Credendo est l'agence de crédit à l'exportation publique belge. Sa mission consiste à promouvoir les relations commerciales internationales en proposant aux entreprises et aux banques une couverture d'assurancecrédit à moyen et long termes garantissant les risques politiques et commerciaux dans le monde entier. Cette activité porte principalement sur les biens d'équipement, contrats de travaux, projets industriels et services.

Une partie importante du processus d'assurance consiste à évaluer la demande d'assurance, à savoir étudier la faisabilité et déterminer les montants. Chez Credendo, c'est le service Underwriting & Account Management qui procède à l'évaluation de ces dossiers souvent sensibles et complexes. D'un point de vue commercial, la rapidité et la précision de l'évaluation sont de la plus haute importance. Au cours de ce processus, des informations provenant de sources multiples sont évaluées et consolidées. Credendo recherchait d'une solution numérique offrant une vue d'ensemble complète et transparente du processus décisionnel.

D'autres branches du groupe d’assurance-crédit disposaient déjà d'un flux de production numérique tandis que celle-ci utilisait encore largement un système administratif basé sur le papier et des fichiers stockés localement. Les employés avaient du mal à gérer les dossiers de manière efficace ; il était également difficile pour la direction d'évaluer les performances du service. Un changement s'imposait et le groupe a fait appel à Amplexor pour mettre en place la solution digitale de gestion de dossiers dont il avait besoin.

Les enjeux

Il était impératif de livrer les nouveaux outils dans les délais prévus au service de souscription, dans la mesure où Credendo souhaitait réduire le temps d'évaluation des demandes d'assurance et créer un flux de production transparent offrant une vision globale à chaque étape du processus. Le choix d'un système de gestion de dossiers plutôt qu'une solution de gestion des processus métier purement orientée processus constituait un enjeu crucial puisqu'il devait simplifier les flux de production et augmenter l'agilité du service.

La demande de proposition émise par Credendo comprenait déjà le détail des flux de production, suite à la réalisation préalable d'une analyse métier approfondie. Ces informations ont facilité la tâche d'Amplexor pour proposer une solution correspondant exactement à la demande du client. En effet, en nous appuyant sur la demande de proposition, nous avons suggéré certaines fonctionnalités qui, selon nous, permettraient d'améliorer encore davantage la solution. L'analyse métier de Credendo a été très utile comme de point de départ de l'analyse fonctionnelle réalisée par Amplexor. Cette dernière a été ensuite validée par une sélection d'utilisateurs-clés, pour être enfin traduite en une analyse et une solution techniques pour nos développeurs.

À ce stade, il a été déterminé que la solution devait :

  • permettre de gérer des documents numériques dans un dossier
  • accompagner les activités opérationnelles en gérant pour chaque dossier des métadonnées, des rappels, des tâches, un historique et des flux de production simples
  • accompagner les activités quotidiennes liées aux dossiers et guider les utilisateurs en leur fournissant un aperçu complet des dossiers, des documents et des activités/tâches et rappels associés
  • posséder une fonction de reporting configurable, avec la possibilité d'exporter vers Excel.
En outre, il était impératif que la nouvelle solution de gestion de dossiers soit compatible et puisse s'interfacer avec une solution SAP existante utilisée comme base de données financières. C'est pourquoi nous avons proposé une intégration légère pour importer des données de référence depuis SAP vers Alfresco.

Notre approche

Le projet pour Credendo a montré des résultats impressionnants en un laps de temps très court qui illustrent parfaitement l'excellence et le dynamisme des relations professionnelles entre le fournisseur de technologie et le client Comme toujours, nous avons opté pour une approche agile pour mener ce projet, au travers de « sprints » courts : développement de composants spécifiques, tests et analyses des retours d'expérience. Cette approche fonctionne très bien si le client est très investi au cours des tests et des discussions, comme c'était le cas ici. En effet, Credendo  a désigné son propre chef de projet qui a commencé à travailler sur ce projet six mois auparavant pour assurer le bon déroulement de tous les échanges entre le groupe et Amplexor.

Pour garantir un retour d'expérience optimal au cours des sprints agiles, un utilisateur-clé interne a été désigné pour chaque sousservice concerné afin de fournir des informations utiles au chef de projet. Avantage supplémentaire, cette méthode permet aux utilisateurs-clés d'informer et de former leurs collègues et de faire remonter à Amplexor les préoccupations éventuelles de ces futurs utilisateurs. Compte tenu de l'incidence de la nouvelle solution de gestion des dossiers sur le fonctionnement du service, l'implication de ces utilisateursclés à un stade précoce a facilité la transition et permis de mobiliser tout le monde dès le début.

Encore une fois, il est essentiel de noter que l'analyse métier fournie par Credendo a constitué une très bonne base pour tout ce qui a suivi. Cette analyse nous a également permis de commencer le développement très tôt avec des sprints de trois semaines. Dans le même temps, l'analyse fonctionnelle s'est poursuivie en arrière-plan jusqu'au quatrième sprint, afin d'identifier de nouveaux besoins et exigences. Cette approche s'imposait également car nous n'avions que peu de marge pour concevoir la solution en termes de délai.

Autre paramètre ayant facilité la réalisation de ce projet, Credendo avait défini 60 à 70 % du périmètre des fonctionnalités qui étaient réellement nécessaires à la solution. Les 30 % restants ont été répartis selon trois critères : fonctions recommandées, fonctions potentiellement intéressantes et fonctions exclues, dont le développement dépendait du budget et du temps alloués. Cela a ainsi permis d'établir les priorités correspondantes. En définitive, nous sommes parvenus à développer pratiquement toutes les fonctions en respectant le budget, en ayant recours parfois à des solutions alternatives.

Nous avons retenu Alfresco comme base technologique pour développer notre solution de gestion de dossiers car il s'agit d'une solution open source puissante et polyvalente. La société Credendo, qui travaillait déjà avec cette plateforme, a elle-même choisi de continuer à travailler avec Alfresco. Le client a pris en charge la fourniture et la maintenance du matériel tandis que nous avons fourni des procédures de reprise après sinistre et de sécurité qui ont fait l'objet d'essais approfondis.

Sans les préparations détaillées réalisées en amont par le client et sans la maturité et le dynamisme du chef de projet, ce projet ambitieux n'aurait pas été possible. 

 

Tom Laureys Conseiller en gestion de contenu d'entreprise chez Amplexor

Le résultat

La solution de gestion de dossiers pour le service Underwriting & Account Management a été très bien accueillie. Presque toutes les fonctionnalités demandées ont été créées. Les fonctionnalités de recherche et reporting permettent aux utilisateurs de retrouver des ensembles spécifiques de dossiers, documents, rappels, éléments d'historique et flux de production à partir des métadonnées. Les fonctions de reporting permettent un suivi transparent de la gestion de dossiers, exigence majeure de la direction.

Ce projet s'est on ne peut mieux déroulé, et ce, pour plusieurs raisons. Je pense que plusieurs facteurs ont contribué à cette réussite, parmi lesquels la préparation rigoureuse du flux de production et de la demande de proposition effectuée par Credendo, l'analyse hautement compétente réalisée par Amplexor, l'enthousiasme, les connaissances techniques, l'attitude professionnelle, ainsi que la flexibilité nécessaire de l'équipe sur site, la gestion de projet professionnelle et une communication claire de notre côté, sans oublier le soutien de la direction de Credendo. 

Steven Deneir Chef de projet chez Credendo

Grâce à l’implication de l’équipe d’Amplexor et à la participation active du client, ce projet a été livré dans les délais tout en respectant le périmètre et le budget prévus, à la grande satisfaction de toutes les parties.

Rika Michels Chef de projet chez Amplexor

À propos d'Amplexor

Amplexor Collaboration & Conformité

Amplexor Collaboration & Conformité comprend tous les conseils stratégiques et l'expertise technologique dont vous avez besoin pour franchir les étapes cruciales de la transition de votre activité vers le numérique. De la définition d'une stratégie à la mise en œuvre des outils, nous aidons nos clients à mettre le numérique à l'œuvre à tous les niveaux de l'entreprise, pour que les collaborateurs puissent se concentrer sur ce qui est important, à savoir : le client.

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Table des matière

Téléchargez gratuitement cette étude de cas pour découvrir comment Amplexor a assisté Credendo dans son passage de la souscription papier à la souscription d'assurance numérique avec Alfresco.

Les nouvelles fonctionnalités de reporting permettent aux utilisateurs de retrouver des ensembles spécifiques de dossiers, documents, rappels, éléments d'historique et flux de production à partir des métadonnées. Les fonctions de reporting permettent également un suivi transparent de la gestion de dossiers, exigence majeure de la direction.

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