Les sociétés du BARBRI Group répondent aux besoins en matière de formation juridique, d'enseignement des compétences électroniques et de formation spécialisée des étudiants en droit, des avocats, des étudiants en TI et d'autres professionnels tout au long de leur carrière. Ces sociétés proposent une gamme complète de solutions éducatives pour les établissements d'enseignement supérieur et les entreprises reliées au droit et au financement. Au sein des sociétés du BARBRI Group se trouve BARBRI Bar Review, qui a permis à plus de 1,3 million d'avocats du monde entier à réussir leur examen du barreau aux États-Unis. L'entreprise propose également des programmes de Juris Doctor (J.D.) et post-J.D. en ligne ainsi que des programmes internationaux pour les facultés de droit américaines, des formations pratiques dans le domaine de l'électronique pour des programmes de TI et de justice pénale, ainsi que des formations continues spécialisées et des certifications dans des domaines tels que la prévention de la criminalité financière, la découverte électronique et la maîtrise du digital. Le BARBRI Group, une entreprise affiliée de Leeds Equity Partners créé en 1967, a son siège à Dallas et des bureaux aux États-Unis et à travers le monde entier.
Fort d'une histoire de plus d'un demi-siècle, BARBRI, autrefois premier prestataire de cours préparatoires au barreau, propose aujourd'hui une offre plus vaste de programmes de formation juridique. Ces derniers couvrent non seulement un large éventail de sujets, mais également une multitude de formats, du format papier aux services en personne en passant par le
format en ligne et à la demande. Tout comme son offre, les besoins de l'entreprise en matière de gestion de contenu ont également évolué : chez BARBRI, le contenu n'équivaut non seulement à l'information, mais constitue également le centre des services proposés. Afin de rester à la pointe, l'entreprise se rendit compte de la nécessité de modifier la façon dont son contenu fut créé et utilisé.
L'apprentissage virtuel a profondément modifié l'expérience éducative et les nouvelles technologies ne cessent d'apporter de nouveaux défis. BARBRI souhaitait que son équipe spécialisé dans le contenu travaille ensemble à l'aide d'un référentiel unique capable de centraliser toutes les informations et les flux de production en relation. Il s'imposa donc un moyen plus efficace de créer de nouveaux contenus, ainsi que la mise à jour de cours actuels et la réutilisation ou la le reformatage de certains sujets. Il s'agissait en effet de l'une des principales contraintes de BARBRI : la capacité à innover sans invoquer de coûts opérationnels importants.
Une autre contrainte concernait le nombre d'utilisateurs que le système devait prendre en charge : une équipe importante dédiée au contenu et composée de professionnels géographiquement dispersés et multidisciplinaires, et une moyenne d'environ 30 000 étudiants par an ayant accès aux outils pédagogiques et aux supports d'exercices. En outre, BARBRI manquait d'outils permettant de suivre en ligne les progrès des étudiants et de recueillir des éléments pour mieux satisfaire leurs besoins. L'entreprise avait besoin d'un système de gestion de contenu (CMS) agile, flexible et transparent pour faire face à ces enjeux, à mesure qu'ils devenaient de plus en plus complexes.
BARBRI avait déjà mis en place Le format DITA XML pour la rédaction structurée de contenu de cours et de documents de préparation aux examens, mais ce vieux système de gestion de contenu (R-Suite) de l'entreprise ne possédait plus assez de flexibilité et de capacité de croissance. Il s'agissait d'un système exclusif et par conséquent fermé, limitant ainsi ses fonctions de personnalisation et empêchant l'entreprise de travailler avec multiples prestataires de services. Comme l'explique Chad Crume, responsable de la gestion de contenu au sein de BARBRI, « nous rencontrions des difficultés, comme un sentiment permanent de restriction, limitant toute collaboration avec des personnes qui nous auraient été utiles pour développer la personnalisation dont nous manquions cruellement. » Une plateforme ouverte s'imposait.
BARBRI a choisi Componize, un système de gestion de contenu à éléments basés sur Alfresco (CCMS), pour gérer son contenu DITA et remplacer son ancien système. Sur recommandation de Componize, AMPLEXOR est apparu comme le choix évident pour concevoir et mettre en œuvre la nouvelle plateforme de gestion de contenu de l'entreprise. Forte de ses nombreux projets Alfresco et Componize fructueux et de son expertise mondiale en matière de gestion de l'information, de contenu multilingue et d'expérience digitale, AMPLEXOR s'est imposée comme une vraie valeur ajoutée pour résoudre les défis de BARBRI.
AMPLEXOR a mis au point un environnement de contenu et de documentation facile à gérer et correspondant à toutes les exigences de BARBRI : une approche simplifiée, rentable et innovante pour gérer un volume important de contenus d'apprentissage.
D'un côté, le format de rédaction DITA a permis à l'équipe chargée du contenu de réutiliser et de réadapter facilement du contenu, tirer profit de l'interdépendance du contenu (comme le balisage de contenu par la taxonomie pour des fonctionnalités de recherche et multiples capacités) et le publier sur tous les canaux. D'un autre côté, Alfresco étant la plateforme de gestion de contenu d'entreprise open source la plus répandue au monde, elle offrait une réelle garantie de durabilité et d'évolutivité à long terme. L'intégration de Componize dans d'autres logiciels tels qu'oXygen XML editor applet, DITA OpenToolkit et dita4publishers a permis l'addition de toutes les fonctionnalités nécessaires, comme la gestion des liens, l'édition avancée, des outils de révision et la publication de multimédias.
AMPLEXOR a collaboré avec BARBRI sur un processus agile comprenant des sprints de 3 semaines. Cette exécution progressive et régulière de séries d'essais et de retours a permis d'obtenir les solutions techniques idéales, tout en donnant un aperçu permanent et totalement transparent des événements du projet à toutes les parties concernées.
Le nouveau système de gestion de contenu a permis une restructuration complète des flux de création de contenu, uniformisant la manière dont les produits et les services client sont fournis (documents imprimés ou accessibles en ligne), notamment les grandes lignes des matières juridiques, les cours en direct et en ligne, les tests de diagnostic, les examens pratiques, les matériaux d'étude supplémentaires et les supports d'exercice.
L'équipe chargée du contenu peut facilement réutiliser, reconditionner ou reformater les matières en publications personnalisées. La mise à jour automatique de tous les supports suite à une modification de la loi, permet par exemple à BARBRI à satisfaire continuellement dans le cadre des exigences de rapidité relatives à tous les services digitaux et en ligne. Des questions à choix multiples imprimées sur un support d'exercice peuvent également être publiées automatiquement sur la plateforme éducative en ligne.
En uniformisant ses modes de production (EPUB, impression, HTML, et autres formats digitaux), BARBRI est en mesure de présenter une offre complète à ses clients, notamment des cours magistraux et vidéo, des cours en ligne et une application mobile gratuite prise en charge par la plupart des appareils portables, afin que les étudiants puissent étudier de la manière dont ils le souhaitent.
BARBRI satisfait aux besoins de formation juridique des étudiants en droit et des avocats tout au long de leur carrière. En optimisant la production collaborative de contenus éducatifs et en uniformisant la publication de formats multiples, l'entreprise met à jour une qualité d'éducation juridique et professionnelle sans pareil.
«La capacité majeure qui a été ajoutée pour contribuer à l'expérience d'auteur est la création de documents avec suivi des modifications. Nous avons généralement constaté une réduction de 50 % des heures consacrées à la relecture.»
Chad Crume Responsable de la gestion de contenu chez BARBRI
Une expérience éducative personnalisée
Une publication exclusive et multicanal donne aux étudiants de BARBRI un accès privilégié à des contenu utiles élaboré par de vraies experts en la matière, y compris sur mobile et dans le format de leur choix. La variété des formats disponibles leur permet de profiter pleinement des services pour lesquels ils se sont inscrits, qu'il s'agisse de documents PDF ou de pages de sites réactifs qui s'adaptent automatiquement aux écrans des utilisateurs. Grâce à la technologie et au contenu, BARBRI crée des environnements éducatifs sur mesure qui contribuent à réduire la courbe d'apprentissage.
Flux de travail de publication uniformisés
Dans le cadre d'amélioration de processus, BARBRI a constaté une réduction des heures et des ressources consacrées à plusieurs tâches : l'équipe est capable d'exécuter les mises à jour plus rapidement et de manière précise, de supprimer le double travail, d'augmenter la productivité et de réduire les délais de distribution.
Les relecteurs devaient auparavant lire le document entier et BARBRI se voyait facturé ces heures supplémentaires. Désormais, les modifications peuvent être facilement suivis et exportées aux relecteurs, désignant précisément les passages à relire, ce qui permet de réduire le nombre d'heures totales passées sur cette tâche de moitié.
Autre exemple : la création d'examens sur mesure, adaptés à différents établissements ou étudiants grâce à une personnalisation simplifiée. Les rédacteurs seniors auraient normalement mis entre 20 et 40 heures pour effectuer une recherche dans le système sur un sujet précis, sélectionnant les sujets et supports pour réaliser un questionnaire et vérifier que les questions ne se répètent pas. Cela met donc plus de temps libre à disposition, ainsi qu'un positionnement améliorée des employés qui peuvent être utilisés dans d'autres secteurs.
Faciliter la collaboration basée sur le contenu
Le système de gestion de contenu centralisé et collaboratif, disposant d'une interface conviviale et offrant une expérience d'auteur optimale, a permis à plus de 60 contributeurs de contenus, collaborateurs, éditeurs, relecteurs et assistants techniques d'être rapidement opérationnels.
Une assurance qualité à travers les services
Afin de protéger le patrimoine de BARBRI dans le domaine de la formation juridique et de garantir un taux de réussite des étudiants aux examens, il est essentiel que tous les produits éducatifs soient précis et à jour. Toutes les révisions des textes législatifs doivent automatiquement être intégrées dans tous les supports et formats, et d'anciennes informations doivent être supprimées, afin de maintenir un niveau de qualité élevé avec le moins d'interventions possibles.
Suivi et évaluations de la performance
L'amélioration de la capacité à évaluer les progrès des étudiants en fonction des résultats ou compétences des cours faisait également figure d'innovation en matière d'apprentissage en ligne. Cette évaluation continue permet à BARBRI de contrôler l'efficacité de l'enseignement, de prendre des décisions axées sur les données afin d'améliorer les produits à chaque étape et de garantir des résultats réels et mesurables.
Une portée commerciale mondiale
BARBRI dispose du potentiel nécessaire pour agrandir sa portée dans le monde. Bien qu'elle soit historiquement basée sur la loi américaine, la nouvelle solution donne à l'entreprise les capacités de s'étendre et de ne pas se confiner à des limites physiques : une création de contenu simplifiée favorise des supports de cours sur mesure adaptés à n'importe quel système ou langage juridique, tandis qu'une offre sur mobile et en ligne fournit déjà la flexibilité nécessaire aux besoins actuels en matière de mondialisation.
Une gamme de cours diversifiée
Le nouveau système CMS offre également à l'entreprise une nouvelle possibilité de croissance dans le secteur grâce à la mise à disposition de cours éducatifs pour les étudiants et les avocats dans les domaines juridiques en vogue, tels que la cybersécurité, le crime financier ou des contextes de réglementation et de conformité propres à certaines industries.
La solution que nous avons développée avec BARBRI fournit un cadre de travail instantané pour gérer les ressources plus efficacement, associant la gestion de contenu à la gestion des connaissances. La possibilité d'améliorations additionnelles nous donne la certitude que nous continuerons d'aider les équipes de BARBRI à mettre l'innovation au cœur de l'enseignement et de l'éducation.
Nicolas Bernier Chef de projet, AMPLEXOR