CREDENDO GROUP

Als europäische Handelsversicherung, die auf dem ganzen Kontinent vertreten ist, ist die Credendo Group in allen Bereichen der Exportkreditversicherung tätig und bietet eine Reihe an Produkten für die weltweite
Risikoabdeckung an. Amplexor half Credendo bei der Umstellung der Verwaltung von Papier auf digital, um so den Bewertungsprozess zu straffen.

EINFÜHRUNG

Credendo ist die offizielle belgische Exportkreditagentur. Ihre Aufgabe besteht in der Förderung internationaler Handelsbeziehungen, indem sie Unternehmen und Banken Warenkreditversicherungen gegen
mittel- und langfristige politische und kaufmännische Risiken weltweit bereitstellt. Dieses Geschäft bezieht
sich überwiegend auf Investitionsgüter, Auftragsarbeiten, Industrieprojekte und Dienstleistungen.

Ein wichtiger Bestandteil des Versicherungsprozesses ist die Bewertung von Versicherungsanträgen. Das
schließt auch die Überprüfung der Machbarkeit und die Festlegung des Preises ein. Bei Credendo wird die Bewertung dieser häufig sensiblen und komplexen Fälle in der Abteilung Underwriting & Account Management durchgeführt. Aus geschäftlicher Sicht sind bei diesen Bewertungen Schnelligkeit und Genauigkeit von entscheidender Bedeutung. Während des Prozesses werden Informationen aus mehreren
Quellen zusammengetragen und konsolidiert. Credendo war auf der Suche nach einer digitalen Lösung, die einen umfassenden und transparenten Überblick in den Entscheidungsfindungsprozess ermöglicht.

In anderen Bereichen des Versicherers bestanden bereits digitale Workflows, aber in diesem Teil der Organisation wurde immer noch größtenteils mit papierbasierter Verwaltung und lokal gespeicherten Dateien gearbeitet. Die Fallsachbearbeiter waren dadurch in ihrer Effizienz eingeschränkt und für das Management war es schwer, die Leistung der Abteilung zu beurteilen. Es war Zeit für eine Veränderung und Amplexor wurde damit beauftragt, eine digitale Fallmanagement-Lösung für den Versicherer zu entwickeln.

DIE HERAUSFORDERUNG

Die rechtzeitige Bereitstellung der neuen Tools in der Abteilung Underwriting war extrem wichtig, da Credendo den Zeitaufwand bei der Bewertung von Versicherungsanfragen reduzieren und einen transparenten Workflow schaffen wollte, der einen Einblick in alle Schritte des Prozesses ermöglichen sollte.

Ein Musterbeispiel dafür, wie eine dynamische und hervorragende Arbeitsbeziehung...

Diese Einführung eines Fallmanagement-Systems anstelle einer reinen prozessorientierten GeschäftsprozessmanagementLösung war eine große Herausforderung: Es galt, die Komplexität der Workflows zu verringern und die Schnelligkeit der Abteilung zu erhöhen. Credendo fügte der Ausschreibung bereits detaillierte Workflows bei. Der Versicherer hatte außerdem schon eine ausführliche Geschäftsanalyse
durchgeführt. Dies machte es für Amplexor leichter, eine perfekt an die Kundenwünsche angepasste Lösung anzubieten. Basierend auf den Ausschreibungsunterlagen schlugen wir zusätzliche Funktionen vor, die das Systemdesign unserer Meinung nach weiter verbessern würden. Die Geschäftsanalyse von Credendo fungierte als idealer Ausgangspunkt für die von Amplexor durchgeführte Funktionsanalyse, die von
ausgewählten Geschäftsbenutzern validiert wurde und als technischer Entwurf und Analyse in die Entwicklung einfloss.

An diesem Punkt wurde festgelegt, dass die Lösung die folgenden Voraussetzungen erfüllen sollte:

  • Verwaltung der digitalen Dokumente innerhalb eines Falls
  • Unterstützung der operativen Tätigkeiten mit Fall-Metadaten, Erinnerungen, Maßnahmen,
    Historie und (einfachen) Workflows
  • Unterstützung der täglichen fallbezogenen Tätigkeiten und Führung der Benutzer durch Bereitstellung eines vollständigen Überblicks über ihre Fälle, Dokumente, Tätigkeiten/ Aufgaben und Erinnerungen
  • Bereitstellung flexibler Berichtsfunktionen, einschließlich Excel-Exporten

Eine wichtige zusätzliche Anforderung war die Integrierbarkeit der neuen Fallmanagement-Lösung mit einer
vorhandenen SAP-Lösung, die als Finanzdatenbank verwendet wurde. Da Credendo diese Lösung beibehalten wollte, richteten wir eine leichtgewichtige Integration für den Import der Masterdaten von SAP nach Alfresco ein.

UNSERE VORGEHENSWEISE

Das Projekt für Credendo ist ein Musterbeispiel dafür, wie eine dynamische und hervorragende Arbeitsbeziehung zwischen einem Technologieanbieter und einem Kunden innerhalb kürzester Zeit zu beeindruckenden Ergebnissen führen kann. Während dieses Projekts wendeten wir unseren gewohnt agilen Ansatz an: Die spezifischen Komponenten wurden im Rahmen von kurzen 'Sprints' entwickelt, getestet und
evaluiert. Dieser Ansatz funktioniert hervorragend, wenn sich der Kunde engagiert an den Tests und Diskussionen beteiligt, wie dies hier der Fall war. Credendo stellte einen eigenen Projektmanager ab, der bereits sechs Monate vor dem Projekt mit seiner Arbeit begann, um sicherzustellen, dass die Kommunikation zwischen dem Unternehmen und Amplexor problemlos verlief.

...zwischen einem Technologieanbieter und einem Kunden zu beeindruckenden Ergebnissen führen kann.

 

Ohne die ausführlichen kundenseitigen Vorbereitungen im Vorfeld und ohne die Kompetenz und das Engagement des Projektmanagers des Kunden wäre dieses anspruchsvolle Projekt nicht möglich gewesen.

Tom Laureys ECM Business Consultant bei Amplexor

 

Damit zwischen den schnellen Sprints ein optimales Feedback gewährleistet war, wurde für jede beteiligte Unterabteilung ein interner 'Botschafter' benannt, der dem Projektmanager Input liefern sollte. Diese Vorgehensweise hatte den zusätzlichen Vorteil, dass diese Botschafter ihre Kollegen informieren und schulen und mögliche Bedenken dieser zukünftigen Benutzer an Amplexor rückmelden konnten. Da die neue FallmanagementLösung erhebliche Auswirkungen auf die Arbeit in der Abteilung haben würde, vereinfachte die frühzeitige Beteiligung dieser Botschafter das ChangeManagement und gewährleistete, dass alle Beteiligten von Anfang an in die Lösung eingebunden waren.

Wie bereits erwähnt, stellte Credendo eine Geschäftsanalyse zur Verfügung, die eine gute Basis für die anschließende Lösungsentwicklung darstellte. Außerdem konnten wird dadurch sehr früh in die Entwicklung
mit dreiwöchigen Sprints einsteigen. Gleichzeitig wurde die Funktionsanalyse bis zum vierten Sprint im Hintergrund weitergeführt, um neue Anforderungen zu ermitteln. Dieser Ansatz war auch notwendig, da wir
die Lösung in relativ kurzer Zeit aufbauen mussten.

Was dieses Projekt zusätzlich vereinfachte, war die Tatsache, dass Credendo die 60–70% der Funktionalität definierte, die in der Lösung wirklich benötigt wurden. Die übrigen 30% wurden in die Kategorien 'Sollte umgesetzt werden', 'Könnte umgesetzt werden' und 'Wird nicht umgesetzt' unterteilt, wobei diese Funktionen
implementiert werden sollten, sofern es Budget und Zeit zuließen. Das war ein großer Vorteil, da sich alle Beteiligten auf die eigentlichen Prioritäten konzentrieren konnten. Am Ende konnten wir nahezu alles im Rahmen des Budgets, manchmal unter Anwendung von Workarounds, umsetzen.

Die technologische Basis der von uns entwickelten FallmanagementLösung bildete Alfresco, eine leistungsstarke und vielseitige Open-Source-Lösung. Credendo arbeitete bereits mit der Software und entschied selbst, an Alfresco festzuhalten. Das Unternehmen wollte auch die Bereitstellung und Wartung der Hardware übernehmen, während wir die Notfall- und Sicherheitsverfahren implementierten, die umfangreichen Tests unterzogen wurden.

DAS ERGEBNIS

Das Projekt lief besonders gut und zwar aus vielen Gründen. Ich denke, es lag an zahlreichen Faktoren, wie etwa der gründlichen Vorbereitung des Workflows und des RFP von Credendo, der äußerst fachmännisch ausgeführten Analyse von Amplexor, dem Enthusiasmus und technischen Wissen, der professionellen Haltung und erforderlichen Flexibilität des Teams vor Ort, dem professionellen Projektmanagement und der klaren Kommunikation unsererseits sowie der Unterstützung von Seiten des Managements von Credendo.

Steven Deneir Projektmanager bei Credendo

 

Die Fallmanagement-Lösung für die Abteilung Underwriting- & Account-Management stieß auf sehr gute Resonanz. Die gewünschte Funktionalität wurde fast vollständig umgesetzt. Dank der neuen Berichtsfunktionen können Benutzer spezifische Fälle, Dokumente, Erinnerungen, historische Objekte und Workflows basierend auf einer Metadatensuche abrufen. Die Berichtsfunktionen ermöglichen die transparente Nachverfolgung der Fallbearbeitung, was ein wichtiges Anliegen seitens des Managements war.

 

Einem engagierten und fokussierten AmplexorTeam und einem engagierten Kunden ist es zu verdanken, dass dieses Projekt termingenau, im vorgesehenen Umfang, unter Budget und zur vollkommenen Zufriedenheit aller Beteiligten geliefert werden konnte.

Rika Michels Projektmanager bei Amplexor

Über Amplexor

Amplexor Zusammenarbeit und Compliance

Amplexor Zusammenarbeit und Compliance umfasst sämtliche Strategien und Technologien, die Sie für die effiziente Arbeit mit digitalen Dokumenten benötigen. Von rechtlichen Unterlagen über E-Mails und Rechnungen bis hin zu Firmenunterlagen jeder Art: Wir liefern Ihnen das Erfolgsrezept für die Verwaltung, Speicherung und Bereitstellung sämtlicher Informationen, die Sie für die Unterstützung Ihrer Prozesse in Ihrem Business benötigen.

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Dank der neuen Berichtsfunktionen können Benutzer spezifische Fälle, Dokumente, Erinnerungen, historische Objekte und Workflows basierend auf einer Metadatensuche abrufen. Diese Berichtsfunktionen ermöglichen ferner die transparente Nachverfolgung der Fallbearbeitung, was ein wichtiges Anliegen seitens des Managements war.

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