Introduction

Au cours des dernières années, l'espace intranet a vu émerger une liste croissante de fournisseurs proposant une grande variété de fonctionnalités, d'architectures, de design et de services. Alors que les solutions intranet prêtes à l'emploi sont certainement intéressantes lorsque le temps presse, certains ne jurent que par la personnalisation et les mises en page individualisées.


Cependant, une telle abondance de possibilités ne facilite pas forcément la tâche des entreprises qui cherchent à trouver la solution idéale pour répondre à leurs besoins spécifiques. Pour vous donner un coup de pouce dans votre prise de décision, nous avons créé une check-list intranet. Nos conseils vous aideront à vous concentrer sur les fonctions nécessaires et sur les exigences techniques, ainsi qu'à y voir plus clair pour faire le bon choix.

Ensemble de fonctionalités

Chaque projet intranet présente des particularités dépendant d'un certain nombre de facteurs différents. Mais en réalité, tous les responsables de l'intranet poursuivent les mêmes objectifs, à savoir impliquer et connecter tous les employés, soutenir ces derniers dans leurs activités quotidiennes et refléter la culture typique de l'entreprise. Quelles sont donc les fonctionnalités clés nécessaires pour permettre à votre intranet d'atteindre ces objectifs ?

Les besoins typiques de l'intranet devraient être assurés par les quelques fonctionnalités suivantes :

  • Annuaires du personnel et des bureaux
  • Calendrier des événements avec le plan de toutes les activités correspondantes de l'entreprise
  • Actualités et annonces internes
  • Services conviviaux à l'intention du personnel comme les demandes liées aux départs/vacances, à l'assurance maladie ou aux frais
  • Référentiel de contenu pour l'ensemble des documents et politiques liés à l'entreprise

Publication des actualités

Comme mentionné plus haut, l'objectif principal de la plupart des portails intranet est d'agir en tant que centre d'actualités et de diffusion des informations d'entreprise. La personnalisation est devenue primordiale. Veillez donc à garantir diverses possibilités de segmentation du public intéressé par les actualités et à cibler les contenus pour différents profils commeles différents départements, régions, degrés d'ancienneté, etc.


Prêtez autant d'attention aux outils d'édition et de rendu d'image qu'aux possibilités de personnalisation des processus d'édition et de publication. Les différentes rubriques d'actualités devraient faire l'objet de procédures d'approbation au sein des départements concernés de l'entreprise.

Interactivité

Un portail intranet qui ressemble à un site Web statique des années 90 n'est plus concevable. Les fonctionnalités d’interaction sociale comme les commentaires, les boutons j'aime, le partage, les mentions et les balises transformeront votre intranet en une puissante communauté de travail connectée en réseau.


Envisagez d'ouvrir votre intranet aux contributions de collègues d'autres départements ou sites. Veillez à garantir un mécanisme clair et convivial qui incite à la participation plutôt que de décourager les utilisateurs par une bureaucratie trop complexe. Certaines solutions intranet proposent déjà un bonus intéressant en forme de « banque d'idées » permettant de mettre en commun les nouvelles idées, d'encourager la création participative et de récompenser la créativité.


Si Office 365 est déjà entièrement déployé dans votre entreprise, des intégrations avec Teams, Delve et Yammer vous fourniront une interface cohérente vers d'autres applications O365/Microsoft.

Facilité d'utilisation

Les éditeurs de contenu au même titre que les utilisateurs finaux trouvent généralement que l'expérience sur leur intranet n'est pas particulièrement simple ni agréable. Veillez à ce que cela ne soit pas le cas dans votre entreprise. Votre plateforme intranet devrait offrir une expérience similaire à un site Web et être facilement utilisable par tous, quel que soit le niveau de connaissances techniques, dans la mesure où les contenus seront probablement gérés par des marketeurs ou par des professionnels de la communication interne au sein des équipes RH.

Accès mobile

La plupart des fournisseurs affirment que leur plateforme est parfaitement adaptée aux applications mobiles. Pourtant, à y regarder de plus près, on s'aperçoit que la mobilité ne concerne parfois que certaines fonctions, pages ou applications. Une interface à la fois réactive, mobile et adaptée à un écran tactile pour tous les sites, pages et contenus fera une grande différence en termes d'adoption par les utilisateurs, surtout si le personnel de votre entreprise est dispersé géographiquement, travaille à distance ou est souvent en déplacement. Vous serez peut-être même intéressé par les avantages d'une application intranet mobile avec notifications push sur le portable.

Conception visuelle et branding

Dans le cas des solutions intranet prêtes à l'emploi, vous vous sentirez parfois limité par les contraintes de design et de personnalisation. Évaluez les différentes options disponibles ainsi que vos exigences prioritaires en ce qui concerne le visuel et la perception de la marque. Si la personnalisation visuelle est un facteur déterminant pour la conclusion de vos affaires, pensez à donner la priorité à une solution qui garantit la cohérence de votre image de marque et offre une expérience uniformisée à tous les utilisateurs sur l'ensemble de vos plateformes d'exploitation.

Fonctions d'analyse intégrées

Les statistiques permettant de mesurer l'efficacité de l'intranet, le comportement des utilisateurs et d'autres métriques utiles font partie des fonctions qui peuvent faire la différence pour les gestionnaires d'intranet en quête de la solution idéale. Vos objectifs peuvent s'étendre du monitoring des contenus non utilisés ou obsolètes à l'évaluation des tendances en matière de termes recherchés pour une meilleure adaptation aux besoins des utilisateurs, en passant par la compréhension de ce qui se passe au sein de votre environnement intranet. Les outils de reporting sont très variés et ne sont pas intégrés dans toutes les plateformes. En fonction de vos attentes, vous devrez donc peut-être anticiper ou ajuster les capacités d'analyse et de reporting lors de l'évaluation des différentes solutions intranet possibles.

Assistance multilingue

Un intranet multilingue est devenu une nécessité pour la plupart des entreprises multinationales. Cependant, vos exigences linguistiques ne devraient pas compromettre la qualité des contenus ou de l'expérience utilisateur. Recherchez les plateformes qui proposent déjà les langues requises et renseignez-vous sur les outils de traduction dont elles disposent. Par exemple, un grand nombre de plateformes ne proposent pas la fonction de commutation entre les langues au niveau de la page (la commutation renvoie alors à la page d'accueil de la langue concernée). Dans la mesure où la traduction automatique n'est pas adaptée à toutes les entreprises, vous choisirez peut-être une solution incluant une collaboration avec des fournisseurs de services linguistiques professionnels.

Exigences non fonctionnelles

Parallèlement aux fonctionnalités, d'autres exigences méritent également d'attirer votre attention, comme par exemple :

  • L'extensibilité de la solution, soit le fait qu'il ne s'agit pas d'une « boîte noire », mais qu'elle offre des possibilités d'intégrations et de développements futurs
  • L'ajout automatique ou non de nouvelles fonctions ou mises à jour liées à la sécurité (logiciel en tant que service ou en tant que produit)
  • La maturité, la vision et l'extensibilité de la plateforme (p. ex. historique et nouveaux développements)
  • Une expérience avérée en matière de références clients (et une base d'utilisateurs importante)
  • Un « écosystème local », p. ex. équipes de mise en œuvre et expertise locales (les solutions peuvent être adaptées au public américain mais pas forcément aux habitudes européennes)
  • Le modèle de licence et le fait de savoir s'il est basé sur des utilisateurs individuels ou sur des groupes d'utilisateurs, sur un package tout compris ou modulaire

Stratégie de lancement

Même lorsqu'il représente une amélioration par rapport aux plateformes précédentes, un nouvel intranet amène toujours des changements qui ne sont pas forcément du goût de tous les utilisateurs. Une implication précoce des utilisateurs dans le cadre de la planification du projet favorisera non seulement l'adoption de la nouvelle plateforme au moment de son lancement, mais contribuera également à en améliorer la convivialité.


Dans la mesure où ces points sont décisifs pour assurer le succès de votre intranet, la gestion du changement ne devrait pas être laissée au hasard. Il est donc essentiel de bien choisir son partenaire chargé de la mise en application.
Grâce à des services de conseil à forte valeur ajoutée, votre entreprise disposera dès le départ de stratégies efficaces de gestion du changement et d'amélioration continue. Selon les ressources dont vous disposez déjà en interne, votre partenaire peut assurer les aspects techniques comme l'audit des contenus, l'architecture de l'information et la gouvernance, ou encore la formation des utilisateurs. Des sessions de formation individuelle, des guides de référence ou des séminaires interactifs peuvent contribuer dans une large mesure à la sensibilisation du personnel. Il est également important de définir en quoi consistera le succès de votre portail et d'établir des plans à long terme ainsi que des activités de suivi pour mesurer les objectifs clés, recueillir les retours des utilisateurs et surveiller la manière dont évolue l'adoption par les utilisateurs.


Grâce à cette planification et à cette supervision minutieuses, votre projet restera sur la  bonne voie, l'adoption par les utilisateurs sera encouragée et la viabilité à long terme de votre  nouvel intranet sera assurée.

Derniers conseils

L'intranet n'est qu'un maillon au cœur d'un large écosystème d'une digital workplace composé d'outils et de services ; le choix de la bonne technologie sera donc déterminant pour faire de votre intranet un outil de collaboration sociale utile, convivial et efficace.


Si notre check-list est conçue pour minimiser la complexité de l'évaluation et du processus décisionnel, vous devriez également tenir compte des objectifs de votre entreprise afin d'affiner les critères de sélection. Mettre en place une « équipe intranet » interne et multidisciplinaire pour gérer le projet représente une approche efficace pour trouver la solution la mieux adaptée à vos besoins. Après tout, l'intranet moderne n'est-il pas surtout une question de collaboration et de travail en équipe ?


Après avoir coché tous les points indispensables de la liste et sélectionné les fournisseurs potentiels, n'hésitez pas à les contacter pour vérifier leur disponibilité pour répondre à toutes vos questions. Cela devrait vous donner une bonne idée de la manière dont vous pourrez travailler avec eux dans l'avenir. N'hésitez pas à regarder des webinaires et des vidéos de démonstration et lisez la documentation afin de vérifier si le logiciel est vraiment facile à apprendre et à utiliser. Enfin, demandez aux candidats encore en lice de vous faire une démonstration en direct. Cela vous donnera l'occasion de travailler sur le logiciel qui vous semble être la solution idéale !

Tables des matières

CHECK-LIST INTRANET

Un document à lire absolument avant de démarrer votre projet intranet !

Vous êtes à la recherche d'une nouvelle solution intranet claire et simple d'utilisation ? Notre check-list gratuite résume les points essentiels à prendre en considération afin d'élaborer la solution intranet idéale pour votre entreprise :

✔ Plateformes intranet prêtes à l'emploi ou personnalisées

✔ Fonctionnalités indispensables

✔ Exigences techniques

✔ Capacités d'analyse et de surveillance des KPI

✔ Stratégies de lancement et d'adoption par les utilisateurs

✔ ...et bien plus encore !

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