Einleitung

In Zeiten, in denen physische Büros zum Arbeiten keine Notwendigkeit mehr darstellen, gewinnt eine Frage zunehmend an Bedeutung: Wie gelingt es, dass sich Mitarbeiter dennoch verbunden fühlen und sich einbringen können? Eine Antwort auf die Trends in diesem Bereich ist das Konzept des digitalen Arbeitsplatzes, ebenso wie die Idee, Unternehmen mittels flexibler, anpassungsfähiger Strukturen neu aufzustellen und ein erstklassiges Mitarbeitererlebnis zu ermöglichen. Ein Konzept, das sich immer größerer Beliebtheit erfreut – aber was ist ein digitaler Arbeitsplatz eigentlich konkret? Und wie können Sie Ihr eigenes Unternehmen an diese moderne Form des Arbeitens anpassen?

Der digitale Arbeitsplatz ist ein breit angelegtes Konzept, und es gibt vermutlich so viele Definitionen wie Experten auf diesem Gebiet. Die Kernaussage in diesem Zusammenhang lautet: Es handelt sich weniger um ein einzelnes Software-Produkt, sondern vielmehr um eine strategische Vision. Eine Vision dahin gehend, wie sich Technologie einsetzen lässt, um eine virtuelle Arbeitsumgebung für Teams zu schaffen, agile Geschäftsprozesse einzuführen und kollektives Wissen zu koordinieren – genau wie an einem physischen Arbeitsplatz. Ein hochkomplexes Vorhaben, das sich potenziell auf so viele Bereiche auswirkt, dass jede
Entwicklung in diese Richtung wohl überlegt sein will. Wie geht man also strategisch am besten vor?

Wir bei Amplexor befassen uns seit über 15 Jahren mit den Themen des digitalen Arbeitsplatzes und des Intranets. Tagtäglich arbeiten wir mit Organisationen jeder Größe zusammen. Dabei erfahren wir aus erster Hand, welche Herausforderungen es mit sich bringt, herkömmliche Prozesse zu überarbeiten, um zu mehr Effizienz zu gelangen. Auf Grundlage dieser Erfahrungen haben wir eine Reihe von Dos and Don'ts, Best Practices und Fallstricke bei der Implementierung eines Intranets zusammengestellt: unsere Zehn Gebote.

I

I - Du sollst das Mitarbeitererlebnis als Hauptziel betrachten

Der digitale Arbeitsplatz sollte dazu führen, dass jeder Mitarbeiter Ihrer Firma in der Lage ist, mehr zu erreichen.* Die gesamte Plattform und alle Business-Tools sollten daher darauf ausgerichtet sein, den Mitarbeitern effizientes Arbeiten zu ermöglichen. Triebfeder und Maßstab der Entwicklung eines digitalen Arbeitsplatzes sollte grundsätzlich, bei jedem einzelnen Aspekt, das Mitarbeitererlebnis darstellen. Stellen Sie sich bei jedem Update und neuen Feature die Kernfrage: Inwieweit trägt dieses Element dazu bei, dass meine Mitarbeiter sich mehr einbringen können, und unterstützt es sie bei ihrer Arbeit? Einige Beispiele:

Störfaktoren ausschalten:

Nicht selten kann ein kleines technisches Detail eine große Auswirkung haben. Beispielsweise kann es vorkommen, dass das Projektteam das Feature „Single Sign On“ (SSO) als untergeordneten technischen Aspekt betrachtet. Für das Nutzererlebnis stellt es aber ein Schlüsselelement dar. Wenn der Benutzer eingeloggt ist, sollte er in der Lage sein, auf jedes Tool und System zuzugreifen, das er benötigt. Ein weiterer Störfaktor ist es, Routinevorgänge in verschiedenen Systemen mehrfach durchführen zu müssen,
Urlaubsanträge beispielsweise. Nicht nur kann es dadurch zu nicht übereinstimmenden Angaben kommen, es verschlingt ebenso Zeit, die in produktive Arbeit besser investiert wäre.

Personalisieren, wo immer möglich

Ob nun Menüoptionen für unterschiedliche HR-Strategien oder lokale Inhalte bezüglich bestimmter Arbeitsplatzregeln: Wichtig ist, dass Inhalte, die nur für ein Team oder eine Region relevant sind, allen anderen nicht angezeigt werden. Gleichzeitig wird die Produktivität der meisten Mitarbeiter erheblich gesteigert, wenn sie direkten Zugriff auf persönliche Aufgaben, Meetings und neueste Dokumente erhalten.

Überwachen und verbessern

Sie sollten den digitalen Arbeitsplatz oder das Intranet genauso pflegen wie eine Website. Dazu gehört es, die tatsächliche Nutzung und das Nutzererlebnis kontinuierlich zu beobachten, um auf diese Weise festzustellen, was sich bewährt und wo noch Spielraum für eine Optimierung besteht.

II

II - Du sollst den Zugriff auf jedes Gerät überall und jederzeit unterstützen

Es wird immer mehr verteilt und aus der Ferne gearbeitet. Kollegen und Kunden sitzen nicht selten in unterschiedlichen Zeitzonen. Wir müssen ständig digital zusammenzuarbeiten, an beliebigen Orten, mit jedem zur Verfügung stehenden Endgerät. Diese moderne Form des Arbeitens heißt nicht, dass die Arbeit verdichtet oder ein Arbeitseinsatz außerhalb der regulären Arbeitszeit erwartet wird. Es geht darum, effizienter zu arbeiten. Flexibilität ist wichtiger denn je. Viele Unternehmen übernehmen daher den Ansatz „Bring Your
Own Device“ (BYOD): Es ist Mitarbeitern erlaubt, über eigene Geräte auf Ressourcen des Unternehmens zuzugreifen. Wenn Sie diesen Ansatz für sich in Erwägung ziehen, beachten Sie das Gebot Nr. 9 hinsichtlich der Voraussetzungen im Bereich der Datensicherheit.

Wenn die richtigen Tools zur Verfügung stehen, spart dies allen viel Zeit und es entsteht automatisch ein Effizienzgewinn. Wenn Sie mit einem Kunden unterwegs sind, sollte es Ihnen beispielsweise möglich sein, einen Konferenzraum in Ihrer Firma zu buchen – und zwar sofort und nicht erst dann, wenn Sie im Büro vor Ort sind. Wenn Sie Dokumente in Cloud-Management-Systemen speichern, stehen diese anderen zur Verfügung, auch wenn Sie gerade im Meeting sitzen oder gar im Urlaub sind. Das ist viel effizienter, als wenn sich die Daten nur auf Ihrem eigenen PC befinden. Workflows auf mobilen Endgeräten zu ermöglichen, sodass Freigaben – ganz unabhängig vom Standort – schnell erteilt werden können, verhindert ebenfalls, dass Arbeiten ins Stocken geraten, nur weil eine Person gerade nicht an ihrem Computer sitzt.

Bei einem unserer Kunden führte die Möglichkeit, Urlaubsanträge mobil zu stellen, zu einer beeindruckenden Produktivitätssteigerung. Ein hoher Anteil (50 %) der Anträge wurde außerhalb der regulären Arbeitszeit gestellt. Am Arbeitsplatz selbst wurde die für diesen Verwaltungsvorgang erforderliche Zeit somit für produktivere Aufgaben frei.

III

III - Du sollst schrittweise vorangehen, den Blick fest auf das große Ganze gerichtet

Der digitale Arbeitsplatz ist ein so umfassendes und komplexes Konzept, dass der Umstieg kein kurzer Sprint ist, sondern eher einem Marathon gleicht. Anders ausgedrückt: Der digitale Arbeitsplatz wird nicht als Einzelprojekt implementiert, sondern als kontinuierliches Programm, das aus einer Vielzahl von Projekten besteht. Unsere Devise lautet: „Dream big, deliver often“. Auch wenn Ihr Projektfahrplan auf die nächsten 3 Jahre ausgelegt ist: Sorgen Sie dafür, dass das Projekt lebendig bleibt, indem Sie mindestens alle 3 Monate Verbesserungen und einzelne Entwicklungsschritte einplanen.

Der ausschlaggebende Faktor für den Projekterfolg bringt uns zu einem häufigen Fallstrick – Wir verwenden hier gern das Gleichnis „Die blinden Männer und der Elefant“ zur Veranschaulichung. Sechs Blinde begegnen zum ersten Mal einem Elefanten. Jeder berührt einen anderen Teil des Tiers und ergeht sich in Vermutungen, wie es wohl aussieht. Aber keiner kann sich den Elefanten als Ganzes vorstellen. Es lässt sich hier eine Analogie zu Abteilungen oder Teams ziehen, die in Bezug auf den digitalen Arbeitsplatz eigene Vorstellungen verfolgen, ohne Rücksicht auf das große Ganze.

Probleme ergeben sich, wenn es an Führung und Management mangelt und sich daher jede Abteilung eigene Ziele setzt und sich für eigene Tools zu deren Erreichung entscheidet, die eventuell noch nicht einmal integrationsfähig sind. Jemand muss Ihr Gesamtprojekt des digitalen Arbeitsplatzes federführend überblicken, den Erwartungsdruck und die Anforderungen von allen Seiten managen und die Führung übernehmen.

Aus dem diesjährigen Bericht mit dem Titel „State of the Digital Workplace“ geht hervor, dass im Zusammenhang mit digitalen Arbeitsplätzen der Erwartungsdruck der verschiedenen Teams und mangelnde Eigenverantwortung und Führung sowie das Fehlen einer strategischen Vision die größten Herausforderungen darstellen. Es muss darum gehen, aktiv einen Tunnelblick zu verhindern.

 

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IV

IV - Du sollst Content nicht vernachlässigen

Es gibt nur eine Sache, die schlimmer ist als gar kein Intranet: ein Intranet ohne oder mit überhohlten Inhalten. Ihr digitaler Arbeitsplatz kann hervorragend gestaltet sein, mit Zugang zu allen Geschäftsanwendungen usw. Aber wenn der Content statisch, redundant oder veraltet ist, werden Ihre Mitarbeiter schnell das Interesse verlieren. Wenn sich Unternehmen darauf konzentrieren, ihr Intranet zu launchen, darüber aber ein vernünftiges Content-Management vergessen, besteht beispielsweise ein hohes Risiko, dass fehlerhafte
Anweisungen für Produkte/Dienste bereitgestellt werden.

Nutzen Sie die Ressourcen und das Wissen Ihrer Organisation, um verschiedene Arten von Informationen gut sichtbar zugänglich zu machen – Aktuelles, Leitlinien, Strategien, wie auch benutzergenerierte Inhalte. Aber halten Sie es übersichtlich und einheitlich! Eine zu hohe Informationsvielfalt und/oder eine zu komplexe Struktur frustrieren die Benutzer und beeinträchtigen die Intranet-Erfahrung.

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V - Du sollst deine Marke leben und auf gutes Design Wert legen

Ein digitaler Arbeitsplatz ist ein internes System. Wie viel sollten Sie also ins Branding investieren? Dafür gibt es keine Standardlösung. Wohl aber drei Grundregeln, die Ihrem Intranet zu einer starken Identität verhelfen:

  • Stimmen Sie Ihr Intranet auf Ihre Unternehmensmarke ab (Farben, Logo, Schriftart), aber übernehmen Sie nicht eins zu eins die visuelle Gestaltung Ihrer Website. Das Intranet soll durchaus eine eigene Identität haben.
  • Geben Sie Ihrem Intranet einen Namen; bezeichnen Sie es nicht einfach als „Intranet“ oder „SharePoint“. Das wirkt identitätsund persönlichkeitsstiftend. Und es bietet ein Narrativ für den Launch und laufende Kampagnen zur Einbindung Ihrer Mitarbeiter.
  • Erstellen Sie vor der Implementierung eine Prototyp-Version. Sorgen Sie dafür, dass Sie zunächst einen realen Einblick in das finale Look-and-Feel erhalten und nicht direkt zur Implementierung übergehen, ohne zuvor die Nutzbarkeit getestet zu haben.

VI

VI - Du sollst Mitarbeitern die Möglichkeit zur Meinungsäußerung geben

Da soziale Netzwerke inzwischen Teil unseres Alltags sind, stellt sich die Frage, ob Social-Media-Elemente auch auf Unternehmensplattformen Platz finden sollten.

Intranets sollten Räume des Miteinanders auch im sozialen Kontext sein, aber es schwingt immer eine gewisse Sorge mit, wenn Mitarbeitern Features sozialer Netzwerke zur Verfügung gestellt werden – Kommentare, Bewertungen und Feedback sind im unternehmerischen Kontext durchaus sensible Aspekte. Es hat sich jedoch gezeigt, dass es sich sowohl auf die Mitarbeiterzufriedenheit als auch auf den Grad der Informiertheit des Managements positiv auswirkt, wenn die Gelegenheit besteht, sich auszutauschen, Feedback zu geben und auf sozialer Ebene zusammenzuarbeiten. Diese Kanäle sind auch ein wertvoller Weg, um Diskussionen anzuregen, neue Ideen zu generieren und Unternehmen weiterzuentwickeln.

 

VII

VII - Du sollst Innovation nutzen, wenn dies sinnvoll ist (und nur dann)

Innovative Technologien wie Chatbots, künstliche Intelligenz, Augmented und Virtual Reality sind sehr verlockend, insbesondere für Organisationen, die sich an die Spitze der Entwicklung und neuesten Trends setzen wollen.

Bevor Sie sich jedoch voreilig für eine neue App oder ein Gadget entscheiden, betrachten Sie zunächst Ihre geschäftlichen Bedarfe und Voraussetzungen, damit sichergestellt ist, dass ein legitimer Anwendungsfall vorliegt. Einige Trends sind reine Marketing-Gimmicks ohne Mehrwert, außer vielleicht ein wenig Aufsehen erregender Publicity. Von außen betrachtet kann das problemlos wirken, aber oft wird die technische Komplexität dahinter unterschätzt und gleichzeitig die Machbarkeit überschätzt.

Ein gutes Beispiel sind die Chatbots. Sie bieten häufig keinen wirklichen Mehrwert für die Dienste oder internen Abläufe eines Unternehmens, sondern zeigen im Grunde nur, was theoretisch möglich ist. Im Bereich HR beantworten Chatbots Fragen zur Umsetzung von Leitlinien und Strategien. Aber wenn Sie möchten, dass die Chatbots konkretere Fragen beantworten, etwa „Wie viele Urlaubstage verbleiben mir noch in diesem Jahr?“, wird es schwieriger, denn dazu müssen Informationen aus vielen Systemen im Backend abgefragt werden.

Microsoft hat im Übrigen kürzlich SharePoint Spaces eingeführt, eine Ausführung Ihrer Team Sites als Mixed-Reality-Räume. Die Benutzer können sich hier in einer 3D-Umgebung bewegen, die Neuigkeiten, Verzeichnisse und Bibliotheken bietet. Das klingt alles zunächst sehr interessant, aber bedeutet es einen echten Mehrwert für Ihre tägliche Arbeit? In den meisten Fällen wohl eher nicht.

VIII

VIII - Du sollst die Arbeit mit der Firewall nicht behindern

Der Zugriff auf Ressourcen zu jeder Zeit, von jedem Ort und über jedes Gerät ist nicht immer mit den Leitlinien und Beschränkungen auf dem Gebiet der IT-Sicherheit vereinbar. Es sind einige Zugeständnisse
an die Sicherheit nötig: So sollte ein Zugang nicht zum gesamten Netzwerk und zu jedem System, sondern nur dort, wo eine echte Notwendigkeit besteht, eingerichtet werden.

Anderenfalls können sich unbeabsichtigt erhöhte Risiken im Unternehmen ergeben, zum Beispiel für die Sicherheit oder im Rahmen möglicher Inkonsistenzen von Geschäftsdaten und Informationen. Wenn Mitarbeiter Schatten-IT als Behelfslösung für die Übertragung und Verwaltung von Arbeitsdokumenten außerhalb der Räumlichkeiten des Unternehmens einsetzen, gibt es bald eine Vielzahl von Versionen einer Unternehmensressource, die in persönlichen E-Mail-Programmen und Filesharing-Systemen gespeichert sind. Das angestrebte einzige, sichere, zentrale System ist dadurch ausgehebelt. Und wenn Sie verhindern, dass Ihre Belegschaft wirksam mit Kunden oder Partnern kommuniziert, hemmen Sie die Wettbewerbsfähigkeit und Innovationskraft Ihres Unternehmens.

IX

IX - Du sollst deine Daten hinreichend schützen

Mit Inkrafttreten der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) im Mai 2018 sind die Themen Datenschutz und Compliance sehr viel stärker ins Licht der Öffentlichkeit gerückt. Der Datenschutz steht nun in vielen Organisationen ganz oben auf der Prioritätenliste, insbesondere vor dem Hintergrund des rasanten Wachstums der Cloud-Anbieter – eine Entwicklung, die zunehmend Bedenken hervorruft.

Es versteht sich eigentlich von selbst: Die Aspekte Authentifizierung, Autorisierung, Verschlüsselung, sicherer Datenaustausch, Management mobiler Endgeräte, Konformitätsüberwachung usw. sind bei der Implementierung des digitalen Arbeitsplatzes von ausschlaggebender Bedeutung. Sie sollten Bestandteil einer integrierten Lösung sein.

Microsoft gehört zu den Technologie-Anbietern, die all diese Sicherheitselemente in Plattformen wie Office 365 integrieren. Für die Sicherheit sämtlicher Daten am digitalen Arbeitsplatz sorgt eine Reihe integrierter Tools, die es zum Beispiel möglich machen, dass Ihre Dokumente je nach ihrer Sensibilität und der Spezifikation in den Unternehmensleitlinien automatisch klassifiziert werden. Auf diese Weise lässt sich verhindern, dass Mitarbeiter sie lokal speichern oder mit anderen teilen.

Wenn es Ihnen gelingt, Ihren Teams die Möglichkeit zu eröffnen, Informationen wirksam und sicher zu teilen, dann ist der digitale Arbeitsplatz die beste Vorbeugung und Abhilfe gegen Schatten-IT.

X

X - Du sollst durch Einführung von Governance-Grundsätzen ein Chaos vermeiden

Es passiert leicht, dass sich im Rahmen digitaler Arbeitsplätze gewisse Hürden bei der Zusammenarbeit bemerkbar machen. Daher braucht es hier eine aktive Lenkung und Führung, bevor es im Chaos endet. Eine unkoordinierte Umgebung bei Tools für die Zusammenarbeit im Unternehmen, viele Instanzen, die Inhalte beitragen, und zahlreiche Administratoren sind ein  Nährboden für Komplexität, Redundanz und Frustration. Des Weiteren können sich dadurch auch Probleme auf regulatorischer und rechtlicher Ebene ergeben, u. a. auf den Gebieten Zugänglichkeit, Datenschutz und Sicherheit.

Ihre Governance-Strategie sollte ein operatives Modell und eine integritäts- und produktivitätsfördernde Kultur bieten, durch die sich unbeabsichtigte Hürden bei der Zusammenarbeit möglichst gut überwinden lassen.

Eine kurze Abfassung „goldener Regeln“ mit den wichtigsten Leitgrundsätzen ist in diesem Zusammenhang vermutlich zielführender als ein langes Dokument, das in der Regel ohnehin nicht gelesen wird. Darin sollte es um Regeln und Standards für die Zusammenarbeit, das Management der Community, Social-Media-Fähigkeiten, Content-Ownership und Zuständigkeiten bei Veröffentlichungen sowie um Entscheidungsprozesse gehen – und generell um alles, was möglich ist und wie dabei vorzugehen ist.

In Ihren Intranet-Schulungsmaterialien – die in der Regel ein höheres Bewusstsein für die Materie schaffen – können Sie dann mehr ins Detail gehen, zum Beispiel durch „How-to“-Anleitungen für die Erstellung von Inhalten und Leitlinien für das Branding.

Ein Kernthema sind im Übrigen der Lebenszyklus von Inhalten und deren Schutz. Dazu gehören die Aspekte der Überprüfung von Inhalten und ihre Geltungsdauer. Häufig sind damit branchen- oder unternehmensspezifische Anforderungen in den Bereichen Recht und Aktenverwaltung verknüpft. Legen Sie fest, wann Dokumente zu archivieren oder zu vernichten sind, oder automatisieren Sie die Steuerung Ihrer Inhalte, indem zum Beispiel automatisch, auf Grundlage der Dokumenttypen, die richtige Aufbewahrungsregel angewendet wird.

Fazit

Technologie ist inzwischen ein integraler Bestandteil unseres beruflichen und geschäftlichen Alltags – und zwar in einem solchen Ausmaß, dass sich die Art des Arbeitens dadurch von Grund auf wandelt. Zusätzlich entwickeln sich unsere Arbeitsformen und die Wege der Entscheidungsfindung weiter. „Funktionsübergreifend“ und „datenbasiert“ sind hier zwei zentrale Stichwörter.

Teams sind nicht mehr auf Mitarbeiter eines Unternehmens beschränkt. Einem Team können – in wechselnder Besetzung – nun auch Mitarbeiter eines Kunden, Partners oder Zulieferers oder auch andere Beteiligte von außerhalb des Unternehmens angehören. Daher stellen digitale Arbeitsplätze auch nicht mehr „die Zukunft“ der Zusammenarbeit am Arbeitsplatz dar: Vielmehr handelt es sich dabei um einen unvermeidlichen Schritt im Rahmen erfolgreicher Digitalisierungsstrategien.

Unsere Tipps sollen Ihnen dabei helfen, Ihre Strategie für den digitalen Arbeitsplatz in die richtigen Bahnen zu lenken. Damit sich dadurch die Art des Arbeitens sinnvoll verändert, damit die Transformation Ihrer Geschäftsprozesse gefördert, Mitarbeiter agiler und Kunden effizienter an Ihr Unternehmen gebunden werden.

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