Einleitung

Seit einigen Jahren gibt es immer mehr Anbieter auf dem Intranet-Markt, die unterschiedliche Funktionen, Architekturen, Designs und Services anbieten. Einsatzfertige Intranets sind definitiv attraktiv wenn Zeit ein
kritischer Faktor ist, in anderen Fällen sind Personalisierung und angepasste Layouts wichtiger.

Die Vielzahl an Optionen macht es Organisationen jedoch schwer, eine optimale Lösungen für ihre Erfordernisse zu finden. Um Ihnen die Wahl zu erleichtern, haben wir eine Intranet-Checkliste zusammengestellt. Mit unseren Tipps können Sie die Leistungsmerkmale und technischen Anforderungen eingrenzen, die für Sie wichtig sind, und dabei alle Faktoren berücksichtigen, um die richtige Wahl zu treffen.

Leistungsmerkmale

Jedes Intranet-Projekt ist anders, weil jedes Projekt von vielen Faktoren abhängt. Letztendlich aber verfolgen alle Intranet-Manager dieselben Ziele: alle Mitarbeiter einbinden und vernetzen, die täglichen Aktivitäten unterstützen und die unverwechselbare Unternehmenskultur widerspiegeln. Über welche Hauptfunktionen sollte das Intranet zur Unterstützung dieser Ziele verfügen?

Typische Intranet-Erfordernisse sollten durch folgende Features abgedeckt werden:

  • „Who’s Who“-Mitarbeiter- und Niederlassungsverzeichnisse
  • Veranstaltungskalender mit Übersicht aller relevanten Unternehmensaktivitäten
  • Neuigkeiten und interne Ankündigungen
  • Nutzerfreundliche Mitarbeiterservices wie Urlaubsanträge, Gesundheitsleistungen und Spesenabrechnung
  • Ein Content-Repository für alle dienstlichen Dokumente und Richtlinien

Nachrichten-Publishing

Wie oben bereits erwähnt, ist die Hauptfunktion der meisten Intranet-Portale die eines Nachrichtenzentrums zur Verbreitung von Unternehmensinformationen. Personalisierung gehört mittlerweile zum Mindeststandard. Achten Sie deshalb darauf, dass die Lösung Optionen zur Einteilung in Nachrichten-Zielgruppen und zur profilspezifischen Bereitstellung von Inhalten umfasst, z. B. an verschiedene Abteilungen, Regionen, Hierarchiestufen usw.

Achten Sie auf Tools für Bildbearbeitung und Rendering sowie Möglichkeiten zur Anpassung der Bearbeitungs- und Publishing-Workflows. Neue Themen sollten im Rahmen der Genehmigungsabläufe
der entsprechenden Abteilungen abgestimmt werden!

Interaktivität

Ein Intranetportal, das wie eine statische Nachrichten-Website aus den neunziger Jahren aussieht, ist ausgeschlossen. Mit Funktionen für die soziale Interaktion wie Kommentaren, Likes, Freigaben, Erwähnungen und Tags machen Sie aus dem Intranet eine leistungsfähige Netzwerk-Community.

Sie können das Intranet auch für Beiträge von Kollegen anderer Abteilungen oder Standorte öffnen. Achten Sie auf einen klaren, nutzerfreundlichen Mechanismus, der zur Beteiligung motiviert, anstatt durch zu viel Bürokratie abzuschrecken. Einen Bonus, den einige Intranet-Lösungen bereits anbieten, stellt eine "Ideenbank" für das Crowdsourcing neuer Ideen dar, die die gemeinsame Entwicklungsarbeit fördert und Kreativität belohnt.

Wenn Office 365 in Ihrer Organisation bereits vollumfänglich eingeführt ist, entsteht durch die Integration in Teams, Delve und Yammer eine zentrale Schnittstelle zu anderen O365-/Microsoft-Anwendungen.

Benutzerfreundlichkeit

Content-Editoren und Endnutzer sind sich oft darin einig, dass ihr Intranet keine besonders intuitiven und attraktiven Funktionen für seine Nutzer bietet. Achten Sie darauf, dass das bei der Lösung Ihrer Wahl nicht der Fall ist. Ihre Intranet-Plattform sollte einer Website ähneln und für Nutzer aller technischen Kompetenzniveaus intuitiv zu verwenden sein, denn Inhalte werden vermutlich von der Marketingabteilung oder den internen Kommunikationsprofis der HR-Teams verwaltet.

Mobilzugriff

Auch wenn die meisten Technologieanbieter ihre Plattformen als mobilgerätetauglich einstufen, gilt dies auf den zweiten Blick möglicherweise nur für bestimmte Funktionen, Seiten oder Anwendungen. Die Akzeptanz auf Nutzerseite hängt stark davon ab, wie responsiv, mobilgerätefähig und Touchkompatibel die Oberfläche für alles Sites, Seiten und Inhalte ist – insbesondere in Unternehmen mit dezentral verteilter oder per Fernzugriff oder mobil arbeitender Belegschaft. Möglicherweise ist für Sie sogar eine Intranet-Mobil-App mit praktischen Push-Benachrichtigungen sinnvoll.

Design und Branding

Einsatzfertige Intranets werden vorab zusammengestellt, sodass Design und Anpassungsbeschränkungen Sie möglicherweise einengen. Prüfen Sie die verfügbaren Optionen und die unverzichtbaren Anforderungen an Ihr Markenimage. Wenn Möglichkeiten zur visuellen Anpassung für Sie besonders wichtig sind, sollten Sie eine Lösung wählen, die ein einheitliches Branding und geschäftsplattformübergreifend einheitliche Nutzerfunktionen erlaubt.

Integrierte Analytics

Statistiken zur Messung der Leistungsfähigkeit des Intranets, des Nutzerverhaltens und weiterer nützlicher Metriken sind ein weiterer Bereich, in dem die passende Lösung den Unterschied für Intranet-Manager ausmachen kann. Dabei kann es um die Überwachung ungenutzter oder veralteter Inhalte, um die Trendermittlung für Suchbegriffe oder um die Untersuchung der Nutzerakzeptanz und der Aktivität in der Intranetumgebung gehen. Tools zur Berichterstattung unterscheiden sich stark und sind nicht in alle Plattformen integriert. Je nach Ihren Erfordernissen sollten Sie Analyticsund Berichterstattungsfunktionen daher bei der Bewertung infrage kommender Intranet-Lösungen gegebenenfalls vorab festlegen oder anpassen.

Mehrsprachige Unterstützung

Die meisten multinationalen Unternehmen müssen das Intranet in mehreren Sprachen anbieten. Diese
Spracherfordernisse sollten keine Abstriche bei Inhalten oder Funktionen bedeuten. Prüfen Sie, welche
Plattformen die Sprachen, die Sie abdecken müssen, bereits unterstützen, und welche Übersetzungstools
sie umfassen. Beispielsweise unterstützen viele Plattformen nicht den Sprachwechsel auf Seitenebene
(sondern leiten den Nutzer auf die Startseite der neu ausgewählten Sprache weiter). Automatische oder
maschinengestützte Übersetzungen sind nicht für jede Organisation sinnvoll, sodass Sie gegebenenfalls
eine Lösung wählen sollten, die mit professionellen Sprachdienstleistern verknüpft ist.

Nicht funktionale Aspekte

Neben diesen Leistungsmerkmalen sollten Sie auch eine Reihe weiterer Erfordernisse berücksichtigen, wie z. B.:

  • Die Erweiterbarkeit der Lösung, d. h., dass die Lösung keine „Black Box“ sein, sondern Optionen für zukünftige Weiterentwicklungen und Integrationen beinhalten sollte
  • Automatische Hinzufügung neuer Funktionen und Sicherheitsaktualisierungen (Software-as-a-Service kontra Software-as-a-Product)
  • Reifegrad, Vision und Erweiterbarkeit der Plattform (gemeint sind hier der bisherige Verlauf sowie Neuentwicklungen in der Pipeline)
  • Nachweislich positive Kundenreferenzen (und eine große Nutzerzahl)
  • Ein „Lokales Ökosystem“, d. h. lokale Implementierungsteams und Fachkenntnisse (Lösungen, die z. B. in den USA weit verbreitet sind, können in Europa nahezu unbekannt sein)
  • Lizenzmodell, Berechnung nach Einzelnutzern oder Nutzergruppen, Komplett- oder Modulpaket

Einführungsstrategie

Selbst wenn das neue Intranet besser als die bisherigen Plattformen ist, ist es trotz allem eine Veränderung, die manche Nutzer möglicherweise nicht ohne Weiteres akzeptieren. Wenn Sie Nutzer frühzeitig in die Projektplanung einbeziehen, steigern Sie die Akzeptanz und zugleich die allgemeine Nutzerfreundlichkeit der neuen Plattform.

Da der Intranet-Erfolg entscheidend vom Änderungsmanagement abhängt, sollte dieses nicht erst nachträglich berücksichtigt werden – deshalb ist die Wahl des passenden Implementierungspartners
außerordentlich wichtig.

Beratungsservices schaffen einen Zusatznutzen und sorgen dafür, dass Ihre Organisation von Anfang an mit Erfolgsstrategien für das Änderungsmanagement und eine fortlaufende Verbesserung ausgerüstet ist. Ihr Partner kann je nach Ihren internen Ressourcen die technischen Aspekte wie Content-Auditing, Informationsarchitektur und Governance und sogar die Schulung der Nutzer übernehmen. Mitarbeiter können mit Präsenzschulungen, Kurzanleitungen oder interaktiven Workshops umfassend in die neue Lösung eingeführt werden. Zudem ist es wichtig, die Erfolgskriterien für Ihr Portal zu definieren und das weitere Vorgehen und Nachverfolgungsaktivitäten zu planen, um die Hauptziele zu messen, Nutzer-Feedback zu sammeln und zu beobachten, wie sich die Nutzerakzeptanz entwickelt.

Mit einer entsprechenden sorgfältigen Planung und Orientierung stellen Sie sicher, dass Sie den Projektzeitplan einhalten, und sorgen für eine hohe Nutzerakzeptanz und den langfristigen Erfolg Ihres neuen Intranets.

Letzte Tipps

Das Intranet stellt nur eine Komponente eines umfassenderen Ökosystems eines digitalen Arbeitsplatzes aus Tools und Services dar. Es hängt von der Wahl der richtigen Technologie ab, ob Ihr Intranet ein nutzerfreundliches und nützliches Tool für die Zusammenarbeit darstellt.

Mit unserer Checkliste möchten wir die Komplexität der Bewertung und Entscheidungsfindung reduzieren. Grenzen Sie die Auswahlkriterien aber auch anhand der Ziele Ihrer Organisation ein. Ein multidisziplinäres internes „Intranet-Team“ aufzubauen, das das Projekt leitet, ist eine erfolgreiche Strategie, um die Lösung mit dem besten Preis-Leistungs-Verhältnis zu bestimmen, die Ihren Erfordernissen entspricht – beim modernen Intranet geht es letztendlich immer um Zusammenarbeit und Teamwork.

Wenn alle unverzichtbaren Merkmale auf dieser Liste erfüllt sind, sollten Sie die potenziell infrage kommenden Anbieter kontaktieren und ihre Bereitschaft prüfen, alle Ihre Fragen zu beantworten. Dadurch können Sie sich einen Eindruck darüber verschaffen, wie sich die zukünftige Zusammenarbeit mit diesem Anbieter gestalten könnte. Sehen Sie sich Webinare und Demovideos an und lesen Sie die Dokumentation. Auf diese Weise
können Sie genauer bewerten, ob die Software wirklich nutzerfreundlich und einfach zu verstehen ist. Bitten Sie die Kandidaten in der Endauswahlrunde schließlich um eine Live-Demonstration, um sich einen Eindruck davon zu verschaffen, wie die Software, auf die Sie setzen möchten, in der Praxis funktioniert.

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