Commission Européenne

Concevoir un site international multilingue pour la Commission européenne et ses nombreux partenaires en moins de six mois : un défi de taille, mais à la portée d'Amplexor et de son partenaire Namahn.

Introduction

En tant qu'organe exécutif de l'Union européenne, la Commission joue un rôle prépondérant dans la sensibilisation sur des thèmes sociaux et économiques importants. Afin d'être plus efficace, elle se mobilise chaque année en faveur d'un grand thème. En 2015, ce thème était le « développement ».

Le développement apparaissait comme un choix logique puisque 2015 était la dernière année restante pour atteindre les objectifs du millénaire pour le développement (OMD) définis par les Nations Unies. Les huit objectifs du millénaire pour le développement ont été identifiés par les Nations Unies comme des objectifs essentiels pour mettre fin à la pauvreté dans le monde. Ils comprennent notamment la lutte contre les maladies graves et l'amélioration de l'éducation.

La Commission a décidé que pour soutenir son travail autour du thème du développement, elle devait se doter d'une plateforme en ligne permettant à un grand nombre d'organisations de collaborer de plusieurs façons. Une partie du défi était certainement dû à la grande diversité des parties prenantes, à savoir des partenaires, États membres et ONG de plusieurs pays.

Dans le même temps, la Commission européenne et ses partenaires voulaient un site Internet qui montre aux contribuables européens que chaque euro alloué au développement profite à la fois aux personnes vivant dans les pays les plus pauvres du monde et aux citoyens de l'UE eux-mêmes. Ce site Internet permettrait aux visiteurs de lire des histoires intéressantes à propos du développement, d'en savoir plus sur les derniers projets de l'UE, de participer à des événements et de rechercher des articles dans toutes les langues.

Le site devait s'adresser aux citoyens européens dans leur ensemble, mais plus particulièrement aux élèves et étudiants de tous les États membres. Les nombreux partenaires et organisations de l'UE étaient également attendus comme de fervents utilisateurs.

L'Union européenne accordant beaucoup d'importance à l'accessibilité, le site devait respecter les normes WCAG 2.0. Cette longue liste d'exigences permet aux personnes handicapées d'accéder à toutes les informations figurant sur les sites Internet de l'Union européenne.

Dernier point, mais certainement pas le moindre, le site devait cibler tous les citoyens de l'Union européenne et devait donc offrir un contenu de qualité dans pas moins de 23 langues.

 

Il était important de recueilllir les information adéquates et l'avis de toutes les parties prenante concernées

Les enjeux

Il s'agissait bien sûr d'une vaste entreprise, mais la Direction générale de la coopération internationale et du développement était convaincue qu'Amplexor serait à la hauteur, c'est pourquoi il nous a été demandé de concevoir et construire le site du thème annuel sur le portail europa. eu ainsi que la plateforme connexe pour les fournisseurs de contenu. Compte tenu de la complexité du projet, Amplexor a décidé de s'associer au cabinet de conseil en conception Namahn basé à Louvain en Belgique.

Amplexor et Namahn ont dû notamment relever les défis suivants : 

  • diffuser un contenu disponible en 23 langues
  • assurer la mise en ligne du site en 5 mois
  • permettre à différents partenaires d'ajouter leur contenu sur le site
  • respecter les normes de publication du guide des fournisseurs d'information (IPG)
  • respecter les normes de sécurité
  • respecter les normes WCAG 2.0
  • offrir une excellente ergonomie pour l'ajout de contenu
  • construire un back-end avec une architecture de contenu bien structurée.

Qu'est-ce que le guide des fournisseurs d'information?

Toutes les personnes qui créent et publient du contenu sur les sites Internet de l'UE, notamment les webmasters, éditeurs, fournisseurs de contenu, développeurs web et autres contractants, doivent respecter le guide des fournisseurs d'information (IPG). Le guide couvre tous les aspects de la publication sur le site EUROPA, avec une description des normes éditoriales, techniques et de présentation en vigueur. Les règles énoncées dans le guide IPG sont contraignantes afin d'assurer un service cohérent et convivial, c'est pourquoi leur mise en œuvre nécessite certaines personnalisations dans Drupal.

En examinant les facettes multiples de ce projet majeur, nous sommes rapidement arrivés à la conclusion que nous aurions besoin d'une méthodologie et d'une gestion de projet rigoureuses, d'autant plus que les délais étaient serrés. Comment avons-nous procédé ?

La bonne approche

Amplexor et Namahn ont organisé le développement en plusieurs phases et il était très important à chacune d'elles de recueillir les informations adéquates et l'avis de toutes les parties prenantes concernées. 

Ainsi, au cours de la phase de conception, nous avons organisé un certain nombre d'ateliers et d'entretiens pour définir l'architecture des données. L'espace d'une semaine, nous avons échangé avec les partenaires pour réunir toutes les informations utiles, après quoi nous avons revu notre copie pour améliorer les concepts. D'autres ateliers et des réunions de peaufinage bimensuelles ont permis d'obtenir des retours d'information de la part des partenaires quant aux modifications apportées.

Lors d'un atelier de cadrage, d'autres problèmes ont été relevés en utilisant une carte contextuelle de tous les systèmes et personæ avec leurs parcours d'utilisateur. Des ateliers de classification ont été organisés pour définir le plan du site et un modèle de contenu. Lors des ateliers de conception, nos ébauches ont été transformées en wireflows avec des
wireframes détaillés.

Des « style tiles » ont été créés sur la base du guide de style officiel et utilisés pour affiner les wireframes et créer un prototype de conception graphique. Grâce à ces style tiles, nous avons pu garantir que le site serait cohérent du point de vue graphique avec le style des autres sites Internet européens.

Pour assurer la faisabilité technique des nouvelles idées, Amplexor a mis en œuvre une Démonstration de faisabilité (PoC) et créé un organigramme technique de produit (OTP) pour décrire la solution. Cela a concerné plusieurs idées et exigences, notamment les contributions des partenaires, la recherche multilingue et les exigences découlant du guide des fournisseurs d'information de l'Union européenne.

Nous avons consacré beaucoup de temps à cette phase pour faire en sorte que la mise en œuvre se déroule le mieux possible. Une architecture de données solide et bien conçue est essentielle pour y parvenir.

En raison du nombre d'intervenants internes et externes et des délais serrés, une communication continue était essentielle 
Maarten Segers Responsable technique chez Amplexor

Maarten Segers Responsable technique chez Amplexor

 L'organisation d'ateliers s'est révélée essentielle pour distiller de bonnes idées et les transformer en cas concrets. Si nous n'avions pas réuni autant d'informations précieuses initialement, nous aurions certainement rencontré des difficultés ultérieurement, lors des tests, à l'approche de la livraison. 
Dimitri Honlet Chef de projet chez Amplexor

Dimitri Honlet Chef de projet chez Amplexor

Mise en œuvre des concepts

En appliquant la méthodologie scrum, nous avons divisé la phase de mise en œuvre en sept « sprints », chacun structuré de manière standard. Grâce à cette approche, tous les acteurs du projet ont pu rester informés de l'état d'avancement du projet, tous les problèmes survenus au cours du développement ont pu être résolus et les fonctionnalités de la plateforme ont pu être présentées et testées.

Chaque sprint comprenait les cinq mêmes réunions, chacune avec ses propres objectifs clairement définis.

  • Au cours du sprint de planification, les tâches peaufinées du backlog ont été ajoutées pour démarrer un nouveau sprint.
  • Lors du peaufinage du sprint, les fonctionnalités du backlog sont détaillées plus avant.
  • Le stand-up quotidien servait à faire un point d'avancement et permettait de discuter des éléments livrés, du reste à faire et des obstacles entravant le développement.
  • La revue de sprint est cruciale. Les fonctionnalités livrées sont présentées et les retours d'information fournis sont pris en compte et ajoutés au backlog pour les sprints suivants.
  • Dans une rétrospective du sprint, nous avons discuté avec les partenaires des aspects réussis et des améliorations qui pouvaient être apportées dans des sprints ultérieurs.

Cette approche agile a été décisive pour obtenir les meilleurs résultats possibles avant la date-butoir. Rappelons que nous n'avions que 5 mois avant la mise en ligne de la plateforme et du site.

Compte tenu du délai serré, mais aussi des fonctionnalités qu'elle offre, nous avons basé le projet sur la plateforme Drupal. Nous avons principalement utilisé des composants prêts à l'emploi, puis le développement ultérieur nécessaire a été réalisé par une équipe de trois développeurs et un responsable technique. Au cours du développement, il était également très important de tenir compte des exigences européennes, qui stipulent notamment que les URL doivent être en anglais et que le site doit être hébergé sur l'infrastructure de l'Union européenne. En outre, certains outils tiers n'ont pas pu être utilisés et ont nécessité une mise en œuvre personnalisée.

Livraison

Après des tests et démonstrations approfondis, la plateforme et le site Internet ont été mis en ligne le 9 février 2015 – largement dans les délais. Notre bonne entente avec Namahn - qui a été déterminante pour créer l'architecture de données adéquate - et notre approche agile ont permis de respecter le délai serré tout en satisfaisant à toutes les exigences de la Commission européenne. C'est un défi que nous avons relevé haut la main !

Depuis le début de notre collaboration en 2010, nous avons eu droit à des résultats très satisfaisants et fiables. Nous apprécions le haut niveau d'expertise, le professionnalisme et la stabilité des équipes d'Amplexor. 
Unité de communication interne et externe  à EuropeAid

Unité de communication interne et externe EuropeAid

À propos d'Amplexor

Amplexor et Drupal

Nous sommes membre du réseau Acquia Partner et prestataire certifié Drupal. Notre expertise des outils les plus courants de gestion de contenus open source au monde nous permet de proposer des solutions sur mesure qui renforcent votre visibilité et soutiennent vos projets numériques.

Informations complémentaires > 

Table des matières

Téléchargez gratuitement cette étude de cas pour savoir comment Amplexor a abordé ce projet :

  • Gain de temps grâce à l'utilisation de composants Drupal prêts à l'emploi
  • Conformité aux exigences du gouvernement européen
  • Excellente ergonomie pour l'ajout de contributions multilingues par les différents partenaires

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